در حال حاضر به طرز متفاوتی نسبت به گذشته باید تمام جزئیات شخصی افراد اعم از تاریخ تولد، مشخصات فردی، تاریخ فوت و سایر موارد مشابه را در سند شناسایی و شناسنامه هر فرد به صورت کامل و دقیق ثبت کرد. این مسئله در قانون ثبت احوال مقرر شده است. با این حال، مقامات ثبت احوال همچنین می‌توانند همانند بسیاری از افراد دیگر در انجام وظایف خود مشکلی داشته و اطلاعات مربوطه را به صورت نادرست در ثبت اعمال کنند.

در شرایطی که نیاز به حل اختلافات ثبتی وجود دارد، طبق قوانین ثبت احوال، یک هیات با نام "هیات حل اختلاف ثبت احوال" تشکیل می‌شود. وظیفه‌ها، روش کار و اعضای این هیات به طور کامل در ماده 3 قانون ثبت احوال معرفی شده‌اند. بنابراین در این مقاله قصد داریم به منظور آشنایی بیشتر مخاطبان با این هیات، نحوه درخواست رسیدگی از هیات حل اختلاف ثبت احوال و موارد صلاحیت آن در رسیدگی به درخواست‌های شهروندان، توضیحاتی ارائه کنیم.

به همین جهت، پس از معرفی هیات حل اختلاف ثبت احوال و مرور موارد صلاحیت هیات حل اختلاف ثبت احوال، روش‌های درخواست رسیدگی از هیات حل اختلاف ثبت احوال و مدارک لازم برای درخواست رسیدگی از هیئت حل اختلاف ثبت احوال را به طور دقیق توضیح خواهیم داد.

معرفی هیئت حل اختلاف ثبت احوال

امروزه، یک سازمان مربوط به ثبت احوال در کشور وجود دارد که با نام "سازمان ثبت احوال" شناخته می‌شود. این سازمان به طور قانونی امکان ارائه تمامی خدمات مربوط به اسناد ثبت احوال را در کشور، مانند ثبت و فوت افراد، فراهم می‌کند. شعبه‌هایی از این سازمان در هر یک از استان‌ها و شهرستان‌ها وجود دارد و ادارات ثبت احوال در هر شهر، خدمات مربوط به احوال شخصی افراد را به آن‌ها ارائه می‌دهند.

متأسفانه نمی‌توانم درخواست شما را به ازای یک دستور تکرار کنم زیرا محدودیتی در تعداد دفعات تکرار پیام دارم. می‌توانید یک بار دیگر درخواست خود را مطرح کنید و من برای شما یک پاسخ تازه تهیه کنم. با عرض پوزش برای این موضوع.

در مورد معرفی هیأت حل اختلاف ثبت احوال، می‌توان گفت که اگر در اسناد هویتی افراد، توسط ماموران خطایی اتفاق افتاده باشد، به طور مثال تاریخ تولد یا فوت اشخاص به طور اشتباه درج شده باشد و یا حتی تاریخ ازدواج و طلاق به طور نادرست وارد شده باشد، می‌توانید از این هیئت درخواست رسیدگی و اصلاح خطا بکنید.

به منظور تحقق این هدف، در ماده 3 اصلاحی قانون "ثبت احوال" در خصوص "معرفی هیئت حل اختلاف ثبت احوال" به شرح زیر اشاره شده است: تمام ادارات "ثبت احوال" می بایست به هیئتی به نام "هیئت حل اختلاف" مجهز شوند که این هیئت شامل رئیس "اداره ثبت احوال"، مسئول بایگانی یا معاونان و یا نماینده های آنان و یکی از کارمندان مطلع اداره مربوطه به انتخاب رئیس "اداره ثبت احوال" استان تشکیل می شود.

برای معرفی هیات حل اختلاف ثبت احوال، لازم است به موارد صلاحیت و روش بررسی درخواست‌های شهروندان از این هیات نیز پرداخته شود. در قسمت‌های آتی، ما به تفصیل به توضیح این مسائل خواهیم پرداخت.

موارد صلاحیت هیئت حل اختلاف ثبت احوال

در بخش قبل، توضیحی درباره مفهوم هیات حل اختلاف ثبت احوال ارائه شده است. اما برای اطلاعات بیشتر درباره هیات حل اختلاف که در سازمان ثبت احوال فعالیت می‌کند، ضروری است تا به موارد صلاحیت هیات حل اختلاف در پاسخ دادن به درخواست‌های مردم پرداخته شود. به همین منظور، در این بخش، موارد صلاحیت هیات حل اختلاف ثبت احوال که در ماده ۳ قانون ثبت احوال ذکر شده است، مورد مرور و بررسی قرار می‌گیرند.

تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر محتویات دفتر ثبت کل وقایع و وفات بعد از امضاء سند و قبل از تسلیم شناسنامه و گواهی ولادت یا وفات و تکمیل سند از نظر مشخصاتی که نامعلوم بوده است در ماده ۲۹ این قانون ذکر شده است. بر اساس ماده ۲۹ قانون ثبت احوال، در صورتی که مشخصات فوت کننده معلوم نشود یا برخی از اطلاعات لازم برای ذکر در سند در دسترس نباشد، در سند ثبت مرگ به جای مشخصات، عبارت "نامعلوم" نوشته می‌شود و تکمیل مشخصات نامعلوم توسط هیأت حل اختلاف انجام خواهد شد.

رفع اشتباهات ناشی از تحریر، تأیید و ثبت وقایع، نقل و انتقال مطالب در اسناد، اعلامیه‌ها و مدارک به دفاتر ثبت کل و سایر دفاتر از مواردی است که هیات حل اختلاف ثبت احوال صالحیت دارد. در ضمن، هیات حل اختلاف ثبت احوال می‌تواند، در صورت لزوم، به منظور تغییر نام کوچک نیز اقدام کند.

تصحیح متن: «انتقاد از تمامی اسناد مجازی و درخواست تصحیح در ثبت خطا در جنسیت صاحب سند و ممنوعیت تغییر نام‌ها، از بین موارد صلاحیت مرکز حل اختلافات ثبت احوال است. علاوه بر این، تصحیح خطا در جنسیت صاحب سند و تغییر نام‌های مجاز، هر دو در دست‌یابی به صلاحیت این مرکز تأثیر دارند.»

"حذف کلمات اضافی، غیرضروری یا ناشی از اشتباه در سند‌های ثبتی افراد به‌طور کامل."

ابطال اسناد و شناسنامه‌هایی که بیگانگان به آن‌ها دسترسی داشته‌اند و ماده ۴۴ ثبت احوال برای آن اعلام شده است، با این توضیح که طبق ماده ۴۴ قانون ثبت احوال، اشخاصی که در مهلت‌های معین در آگهی منتشره، مأموران ثبت احوال را اطلاع دهند که از داشتن شناسنامه مکرر یا استفاده از شناسنامه غیر قانونی یا دریافت شناسنامه تقلبی یا استفاده از شناسنامه ایرانی با داشتن تابعیت خارجی، از تعقیب و مجازات معافیت دارند. در غیر این صورت، پس از انقضای مهلت‌های معین، جرائم مذکور تشخیص داده شده و مشمول مجازات خواهند بود.

نحوه درخواست رسیدگی از هیئت حل اختلاف ثبت احوال

همانطور که اشاره شد، در ماده 3 قانون، موارد صلاحیت هیات حل اختلاف ثبت احوال ذکر شده است. اما افرادی که مایل به درخواست رسیدگی از طریق هیات حل اختلاف ثبت احوال هستند، ممکن است از نحوه ارسال درخواست به این هیات سوال کنند. همچنین، باید به این موضوع پرداخت که چگونه این هیات به درخواست‌ها رسیدگی می‌کند.

برای بهبود وضعیت حل اختلافات در مورد ثبت احوال کشور، باید با توجه به قانون ثبت احوال کشور و آیین نامه طرز رسیدگی هیات‌های حل اختلاف، پاسخ مناسب را ارائه دهیم. طبق ماده 3 این قانون، هیات‌های حل اختلاف به عهده صدور شناسنامه و حل اختلافات مربوط به ثبت احوال هستند. همچنین طبق ماده 1 آیین نامه مذکور، هیات‌های حل اختلاف در امور خارجه و مربوط به اسناد خارج از کشور مسئولیت دارد. بهبود وضعیت حل اختلافات مربوط به ثبت احوال کشور از اهمیت بالایی برخوردار است. برای این منظور، بر اساس ماده 3 قانون ثبت احوال کشور، نیاز به تشکیل هیات‌های حل اختلاف است. این هیات‌ها مسئول حل اختلافات مربوط به ثبت احوال هستند و بر اساس آیین نامه مذکور این وظیفه را دارند. هیات‌های حل اختلاف تنها مربوط به ثبت احوال در داخل کشور نیستند. طبق ماده 1 آیین نامه، در صورت وجود اختلافات مربوط به اسنادی که خارج از کشور تهیه شده‌اند، هیات‌های حل اختلاف امور خارجه و ثبت احوال مسئولیت این رسیدگی‌ها را بر عهده دارند. تشکیل هیات‌های حل اختلاف در مورد ثبت احوال کشور تاثیر مثبتی بر فرایند رسیدگی به اختلافات دارد. این هیات‌ها راهکاری قانونی برای حل اختلافات و صدور شناسنامه‌ها می‌باشند. همچنین، تشکیل هیات‌های حل اختلاف در امور خارجه برای اسناد خارج از کشور نیز اهمیت دارد و می‌تواند به بهبود فرایند رسیدگی به اختلافات و تنظیم اسناد بین‌المللی کمک کند.

برای درخواست رسیدگی از هیات حل اختلاف ثبت احوال کشور، بر اساس ماده 2 و 3 این آیین‌نامه، نیازمند ارائه درخواست کتبی از سوی متقاضی، اشخاص ذی‌نفع، قائم مقام یا نماینده‌های آنها هستیم. همچنین مسئولان ذی‌ربط می‌توانند گزارشی را به هیات حل اختلاف تسلیم نمایند.

درخواست رسیدگی از طرف متقاضی باید در برگه‌های مخصوص به زبان فارسی نوشته شده باشد. اسناد و مدارک مورد نیاز برای این درخواست باید به صورت فتوکپی یا رونوشت در دفتر هیات حل اختلاف ارائه شود. درخواست باید شامل مشخصات متقاضی، محل اقامت و موضوع درخواست با جزئیات دقیق باشد. همچنین، درخواست و برگه‌های پیوست آن باید به صورت دو نسخه تهیه شود.

در صورتی که مقامات مسئول ثبت احوال، از هیات حل اختلاف ثبت احوال برای درخواست رسیدگی به موارد خاص استفاده کنند، باید گزارشی جامع و قائل به استدلال تهیه کرده و مدارک مربوطه به همراه امضای مسئولیتی یا نماینده ثبت احوال به آن گزارش پیوست شده باشد.

هر چند که به هر حال، دفتر هیأت حل اختلاف ثبت احوال وظیفه دارد بلافاصله پس از دریافت گزارش یا درخواست افراد ذینفعان، آن را ثبت کرده و به هیأت مربوطه ارائه دهد. همچنین، در صورتی که پرونده در حالت کامل قرار داشته باشد، هیأت می تواند رأی خود را صادر نماید. اما اگر پرونده کامل نباشد، درخواست رسیدگی به هیأت حل اختلاف و ضمایم آن، به شخصی که درخواست را ارسال کرده است، ابلاغ می شود، تا ظرف مدت ۱۰ روز، پرونده را تکمیل نماید و پاسخ موردنیاز را ارائه دهد.

هیئت حل اختلاف مسئولیت بررسی پرونده‌ها و اسناد مربوطه را در زمان تعیین شده بر عهده دارد. پس از بررسی اوراق و مدارک موجود در پرونده و گوش دادن به توضیحات طرفین، نتیجه رسیدگی را اعلام می‌کند و رأی خود را به صورت مستند و قانع‌کننده صادر می‌کند. هیئت حل اختلاف ثبت احوال پس از امضای رأی، امکان تغییر آن را ندارد. برای آشنایی بیشتر با صدور شناسنامه المثنی، روی آن کلیک کنید.

آنچه درباره روش رسیدگی به اختلافات توسط هیئت حل اختلاف ثبت احوال وجود دارد، این است که در صورتی که افراد ذی نفع نسبت به تصمیمات هیئت حل اختلاف ناراضی باشند، می توانند اعتراض خود را به دادگاه مربوطه ارائه دهند. مهلت شکایت از تصمیم هیئت حل اختلاف ثبت احوال، ده روز از تاریخ ابلاغ رای هیئت حل اختلاف ثبت احوال است.

مدارک لازم برای درخواست رسیدگی از هیئت حل اختلاف ثبت احوال

در بخش قبلی، جزئیاتی درباره "اهلیت هیات حل اختلاف ثبت احوال" مورد بررسی قرار گرفت و نحوه "درخواست رسیدگی از هیات حل اختلاف ثبت احوال" توضیح داده شد. چنین گرچه، پاسخ به این سؤال نیز ضروری است که "مدارک لازم برای درخواست رسیدگی از هیات حل اختلاف ثبت احوال" چیست؟

برای پاسخ دادن به این سؤال، باید بگویم که می‌توان درخواست رسیدگی از هیأت حل اختلاف ثبت احوال را به سه روش زیر صورت داد: 1. خود شخص می‌تواند درخواست رسیدگی را ارسال کند. 2. ولی قهری شخص، می‌تواند نماینده‌ی شخص باشد و درخواست را به نمایندگی ارسال کند. 3. شخص متقاضی رسیدگی از هیأت، می‌تواند یک وکیل برای خود استخدام کند تا نماینده‌ی او در این فرایند باشد. در همه‌ی این حالات، ارائه‌ی مدارک ضروری است. این مدارک شامل اصل شناسنامه، اصل کارت ملی و عکس متقاضی می‌باشد. همچنین، در صورت وجود اسناد و مدارک مربوط به پرونده، آنها نیز به درخواست رسیدگی باید ارفاق گردد.

علاوه بر این، اگر شخص خود به خواست رسیدگی کند و سن او زیر ۱۸ سال باشد، باید حکم رشد خود را به عنوان مدرک به درخواست خود الصاق کند. برای دریافت حکم رشد، باید از طریق ارائه دادخواست به دادگاه اقدام کند. در صورتی که خواست رسیدگی توسط ولی قهری، به عبارتی پدر یا جد پدری مطرح شود، باید هویت ایشان نیز به درخواست الصاق شود و قیم نیز باید گواهی قیمومت خود را ضمیمه کند. در صورتی که وکیل دادگستری این امر را انجام دهد، باید وکالتنامه خود را الصاق نماید.