سند رسمی چیست

یکی از عوامل بسیار مهم برای اثبات یک دعوای حقوقی یا کیفری، وجود "سند" است.
طبق قوانین، سند می‌تواند به دو نوع سند عادی و سند رسمی تقسیم شود.
هر کدام از این دو نوع سند، شرایط و معیارهای خاص ویژه خود را دارند و روش اثبات هر کدام از آنها با یکدیگر تفاوت دارد.

با توجه به حقیقتی که گفتم نمی‌توان حق عنایت یا تردید را در مواردی که دارای مدرک رسمی است ، رد کرد زیرا اثبات جعلی بودن آن الزاما به عنوان مدرک در دادگاه رد خواهد شد ، لذا ضروری است که با قواعد صحیح تنظیم اسناد آشنا بوده و تلاش کنیم همواره اسناد را با توجه به قواعد تنظیم درست آماده کنیم.

"در این مقاله، قصد داریم توضیح دهیم که سند رسمی چیست و ارکان و ویژگی‌های آن چیستند.
همچنین در قانون ثبت، به چه سندی رسمی می‌گویند و چه انواع سند رسمی وجود دارد.
علاقه‌مندان به کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می‌توانند در ادامه مقاله، ما را همراهی کنند.
"HTML تگ‌ها:از این رو، در مقاله حاضر، قصد داریم بگوییم که سند رسمی چیست، ارکان و ویژگی‌های آن کدام است، در قانون ثبت، به چه سندی رسمی می‌گویند و انواع این سند، چه هستند.
علاقه‌مندان به کسب اطلاعات بیشتر در خصوص این موضوع می‌توانند، در ادامه مقاله، همراه ما باشند.

سند رسمی چیست

براساس ضوابط قانونی آیین نامه‌های حقوقی، علاوه بر تصریح، قسم و توصیف، سند بعنوان یکی از مهم‌ترین شواهد و ثبوت‌ها در دعاوی مورد اهمیت قرار می‌گیرد.
سند به دو دسته سند عادی و سند رسمی تقسیم می‌شود و هر یک تمایزها و تبعات حقوقی متفاوتی دارد.

با توجه به اهمیت این موضوع، تعیین اینکه یک سند "عادی" یا "رسمی" است و استناد به آن در دادگاه، به عنوان یکی از دلایل مهم، قانون مدنی به تعریف "سند رسمی" پرداخته و به پرسش "سند رسمی چیست؟" پاسخ داده است.
مطابق با ماده 1287 قانون مدنی، "سند رسمی" به اسنادی اطلاق می‌شود که توسط اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی، یا در دستگاه‌های دیگر رسمی که صلاحیت مشخص شده‌اند و طبق قوانین تنظیم شده باشند، صادر شده باشند.

بر اساس این ماده، هرگاه یک شخص رسمی، با رعایت قوانین و آیین‌نامه‌های مربوطه، اسنادی را تدوین کند، این اسناد طبق صلاحیت وظیفه‌ای او، به عنوان یک سند رسمی محسوب می‌شود.
این سند رسمی می‌تواند در صورت نیاز در دادگاه به عنوان مدرکی معتبر استفاده شود، سازماندهی های استنادی صورت گیرد و برای مدافعت در پرونده‌های حقوقی یا ارائه دلیل و استدلال مورد استفاده قرار گیرد.

ارکان و ویژگی های سند رسمی

در بخش قبلی مقاله، توضیح داده شد که سند رسمی چیست و انواع آن همچون سند دفترچه‌ای و تک برگی نیز مطرح شد.
در ادامه به بررسی ارکان و ویژگی‌های سند رسمی می‌پردازیم.
یکی از ویژگی‌های مهم سند رسمی، قطعیت آن است و ادعای انکار و تردید در آن جایز نیست.
برای توضیح ارکان سند رسمی، باید گفت که طبق تعریف سند رسمی در ماده 1287 قانون مدنی، سند رسمی دارای سه رکن اصلی است.
این سه رکن به شرح زیر است:1.
مشخصه‌های قانونی و لازم‌الاجرا: سند رسمی قواعد و قوانین مشخصی را رعایت کرده و قابل اجرا است.
هیچ امکان انکار این قواعد وجود ندارد.
2.
مشخصه‌های شکلی و فنی: سند رسمی باید به شکل‌ها و فرم های مشخصی آماده شده باشد.
از قراردادهای مکتوب و امضا شده تا سند ترخیص گمرکی، هر یک نیاز به شکل شرعی خاص خود را دارند.
3.
مشخصه‌های تصدیق: سند رسمی باید تصدیق شده و از طریق رسم، نماد یا امضا ارجاع شود.
تصدیق سند باعث می‌شود معنای آن قطعی و بی‌اعتراض باشد.

یکی از اجزای اساسی یک سند رسمی، تنظیم آن توسط یک فرد رسمی و صلاحیت‌دار است.
در واقع، وجود مامور صلاحیت‌دار تعیین‌کننده‌ی اعتبار و ارزش یک سند رسمی است.
مامور رسمی ممتازی است که براساس قانون می‌تواند وظیفه‌ی ثبت رویدادها را برعهده بگیرد و امضای او به تمامی شک و تردیدهای مربوط به محتوای سند پایان می‌دهد.
ارجاع به مطلب مهمی در اینجا این است که ماموران رسمی لزوماً کارمندان دولتی نیستند؛ آنها ممکن است به خدمت عمومی اختصاص یافته باشند بدون اینکه در استخدام دولت باشند.
به عنوان مثال، سردفتر اسناد رسمی.

مقامات رسمی تنها مجاز به اقداماتی هستند که با توجه به صلاحیت‌هایی که قانون به آنها می‌دهد، محدود می‌شوند.
بنابراین، اگر از محدوده اختیار و صلاحیت قانونی تجاوز کنند، اعتبار اقداماتشان از بین می‌رود.
به عنوان مثال، اقدام یک پلیس یا اداره شهر برای تنظیم یک سند رسمی که خارج از صلاحیت آنهاست، یا تنظیم یک سند رسمی خارج از صلاحیت دفتر اسناد رسمی.

هنگام تنظیم یک سند رسمی، عنوان رسمی انتخاب می‌شود که نشان دهد مامور رسمی مقررات قانونی را که برای تنظیم سند لازم است، رعایت کرده است.
به عنوان مثال، امضای مامور رسمی نشان دهنده این است که محتوای سند صحیح و مطابق با واقعیت است.
بنابراین، اگر مامور رسمی از امضای سند خود خودداری کند، به طور واقعی سند را رسمی نکرده است.

تعریف سند رسمی در قانون ثبت

یکی از سوال‌های متداول درباره "سند رسمی"، تعریف آن در قوانین ثبت چیست؟ به این سؤال باید به این صورت پاسخ داد: تعریف سند رسمی در قوانین ثبت، تعریفی مستقل و انحصاری ارائه نمی‌دهد و با قوانین مدنی متفاوت است.
قوانین ثبت یک ماده خاصی را به سند رسمی تخصیص نمی‌دهند.

انواع اسناد رسمی

در بخش‌های قبلی این مقاله، توضیح داده شد که سند رسمی چیست و از چه عناصری تشکیل می‌شود.
در این بخش از مقاله، هدف ما بحث درباره انواع مختلف سند رسمی و مثال زدن برای هر یک از این انواع است.
با استفاده از آنچه در ماده 1287 قانون مدنی ذکر شده، می‌توانیم درباره انواع سند رسمی صحبت کنیم.