تبدیل سند عادی به رسمی

با توجه به قانون، هرگونه متنی که در حوزه دادخواهی و دفاع قابل استفاده و استناد باشد، به عنوان یک سند در نظر گرفته می‌شود که از نظر حقوقی، می‌توان این اسناد را به دو دسته عمده اسناد معمولی و اسناد رسمی تقسیم کرد.
اسناد رسمی، معتبرتر از اسناد معمولی به حساب می‌آیند.

به همین دلیل، بعضی از افراد که تنها برای اموال و دارایی‌های خود اسناد عادی دستی دارند و آن‌ها را به صورت رسمی ثبت نکرده‌اند، می‌خواهند با انجام مراحل قانونی، به دریافت سند رسمی بپردازند تا از مزایای آن بهره‌مند شوند.
بنابراین، موردی که باید به آن توجه کرد این است که در چه شرایطی می‌توان سند عادی را به رسمی تبدیل کرد و این مسئله بسیار ضروری به نظر می‌رسد.

با توجه به این موضوع، در ادامه این مقاله، می‌خواهیم بررسی کنیم که زمانی که یک سند عادی به یک سند رسمی تبدیل می‌شود، چه شرایطی باید موجود باشند.
همچنین، مراحل و روش تبدیل یک سند دستی به یک سند ثبتی را بررسی و مدارک مورد نیاز را ذکر خواهیم کرد.
در پایان، هزینه‌های مربوط به تبدیل یک سند عادی به سند رسمی را نیز توضیح خواهیم داد.

چه زمانی سند عادی رسمی می شود

در سیستم حقوقی ایران، سندها را می‌توان به دو دسته اسناد عادی و اسناد رسمی تقسیم کرد.
اسناد رسمی به سندهایی گفته می‌شود که توسط ماموران صلاحیت‌دار بر اساس قوانین وظایف و اختیاراتشان تنظیم شده‌اند، به عنوان مثال وقتی شخصی به دفاتر اسناد رسمی مراجعه کرده و یک سند را طبق قوانین به ثبت رساند، می‌توان گفت که وی یک سند رسمی تهیه کرده است.

توضیحات تنظیم سند بین اشخاص باید به طور معمول با استفاده از سند عادی و طبق قوانین و مقررات مربوطه انجام شود.
اما در شرایطی که تنظیم سند توسط مراجع مختص به صورت رسمی صورت نگرفته باشد، می‌توان سند عادی را به عنوان یک سند معتبر در نظر گرفت.
اکثراً اسناد عادی بین طرفین به صورت دستی بر روی برگه‌های سفید تنظیم می‌شوند.
اما بعضی از اسناد دیگر نیز با مراجعه به برخی نهادها تنظیم می‌شوند که معتبریت سند عادی را دارند، مانند نامه‌ی فروش ملک که در سازمان‌های ملکی تهیه می‌شود.

به هر حال، برای اینکه قدرت اجرایی و اثباتی سند‌های رسمی نسبت به اسناد عادی بالاتر است و در صورت بروز اختلافات بین افراد، اسناد رسمی توانایی بهتری برای تامین وضمانت حقوق قانونی صاحبانشان دارند، بسیاری از افراد قصد دارند سند عادی خود را به سند رسمی تبدیل کنند.
بنابراین، سوالی که پیش می‌آید این است که زمانی که سند عادی به سند رسمی تبدیل می‌شود، کیست؟

در پاسخ به این سوال، می‌توان به این صورت بیان کرد که اصولاً، اسناد عادی برای تبدیل به اسناد رسمی نیازمند مراجعه متقاضی به نهادهای صلاحیتمند است.
او باید درخواست کند که به تأیید قانونی برسانند و آن سند را ثبت کنند تا از سند دستی به سند ثبتی تبدیل شود.
عموماً، این تبدیل از طریق مراجعه به دفاتر اسناد رسمی انجام می‌شود، اما در شرایط خاص ممکن است سایر مراجع نیز صلاحیت تبدیل سند عادی به رسمی را داشته باشند.

به عنوان یک مثال، در حال حاضر، دریافت سند مالکیت خودرو به صورتی است که طرفین می‌توانند به مراکز تعویض پلاک، به عنوان مراجع صلاحیت دار، مراجعه کنند و برگ سبز خودرو را دریافت کنند.
برگ سبز خودرو به عنوان یک سند رسمی محسوب می‌شود، بنابراین می‌توان به جای سند عادی (یعنی قولنامه ماشین)، سند رسمی (یعنی برگ سبز) را دریافت کرد.
در ادامه، شرایط و مراحل آن را توضیح خواهیم داد.

شرایط تبدیل سند عادی به رسمی

تبدیل یک سند عادی به رسمی، اغلب برای افراد بسیار مهم است، به ویژه در صورت دریافت یک سند ملکی رسمی.
این باعث می شود شخص دارنده، به دلیل بالا بودن توان اجرایی و اثباتی سند رسمی، از مزایای تنظیم سند رسمی برای خانه، آپارتمان یا فروشگاه خود بهره‌برداری کند.
اما سؤالی که پیش می‌آید، این است که چه شرایطی برای تبدیل سند عادی به رسمی نیاز است؟

برای پاسخ به این سوال، باید گفت که برای تنظیم سند رسمی بر اساس قانون، سه شرط اساسی وجود دارد.
یکی از مهمترین شرایط برای تبدیل یک سند عادی به سند رسمی، این است که ابتدا سند توسط یک نماینده رسمی تنظیم شود.
نماینده رسمی، به شخصی اطلاق می‌شود که با دولت قراردادی یا استخدامی دارد و مسئولیت قانونی وی شامل تنظیم اسناد رسمی است، مانند سردفتران رسمی.

به یک نکته مهم درباره "تشکیل سند رسمی" اشاره خواهیم کرد.
برای تشکیل یک سند رسمی، شخص مربوطه باید طبق صلاحیت خود اقدام کند و سند را به صورت رسمی تنظیم کند.
به عبارت دیگر، تنها کارتهای رسمی صلاحیت صدور سند املاک را دارند و نمی توانند به عنوان مثال، سند ازدواج را صادر کنند.
بنابراین، صحت یک سند، وابسته به این است که آیا سند توسط شخصی با صلاحیت قانونی تنظیم شده است یا خیر.

سوال سوم درباره شرایط تبدیل یک سند عادی به سند رسمی این است که در هنگام تهیه این سند، باید مقررات قانونی را رعایت کرد.
در غیر این صورت، سند رسمی صادر شده اعتباری نخواهد داشت.
یکی از این شرایط، امضای سند رسمی است که جزء صحت صدور سند محسوب می‌شود.

در صورتی که هر یک از شرایط سه گانه زیر وجود نداشته باشد، سند همچنان به عنوان یک سند عادی در نظر گرفته می‌شود و اسناد عادی دارای اعتبار خواهند بود.
در نتیجه، به سوال "شرایط تبدیل قولنامه به سند چیست؟" باید گفت که باید بسته به موضوع، متقاضی باید به مامور صلاحیت دار مراجعه کند و او بر اساس قانون و صلاحیت خود، سند را تنظیم کند.

حال، بعضی اوقات این سند، توسط مراجعه به سازمان اسناد رسمی تهیه می‌شود (در مورد سند رسمی ملک).
همچنین بعضی اوقات با مراجعه به دفاتر ازدواج و طلاق (درباره سند ازدواج یا طلاق)، و گاهی هم با مراجعه به مراکز تعویض پلاک (درباره برگه سبز خودرو یا همان سند رسمی ماشین) تنظیم می‌شود.

علاوه بر این، بعضی از مالکان املاک و زمین به دلایلی قادر به دریافت سند رسمی برای املاک خود نیستند.
با توجه به شرایط فوق‌الذکر، قانونی به نام قانون تعیین وضعیت ثبتی اراضی و ساختمان‌های بدون سند رسمی تصویب شده است.

با توجه به این قیمت، در مواردی که مالکان املاک و مستغلات به دلیل درگذشت صاحب رسمی یا وراثت، عدم دسترسی به مالک یا گم شدن وی یا به دلایل دیگر، امکان صدور سند رسمی برای ملک وجود ندارد، هیئت حل اختلاف ثبتی تشکیل می‌شود.
به این منظور، سامانه ثبت نام درخواست صدور سند مالکیت با نام «sabtemelk.
ir» راه اندازی شده است.
حدساً، طرفداران می‌توانند با داشتن مشروطیت‌های لازم در این سامانه درخواست صدور سند ملکی را ثبت کرده و در ادامه مراحل انجام آن را پیگیری کنند.

درباره‌ی شرایط دریافت سند رسمی برای املاک به سوالی می‌پردازیم که در جواب آن بایستیم بگوئیم مراحل دریافت سند رسمی املاک از طریق سامانه مربوطه به چه صورت است؟ بدین ترتیب باید بگوییم که برای دریافت سند رسمی املاک ابتدا باید تأکید داشته باشیم که آن املاک بایستی تحت ثبت بوده و دارای سابقه ثبتی قانونی باشند.
در این صورت فرد درخواست‌دهنده می‌تواند به صورت معمول این املاک را خریداری کند مگر اینکه دسترسی برای سایر اشخاص محدود شده باشد.
این مراحل می‌تواند توسط بانک‌ها یا نهادهای دیگر مربوطه تسهیل شود.

لازم به ذکر است که برای دریافت سند رسمی از طریق ثبت درخواست در سامانه ثبت ملک، امکان پذیر نیست برای املاکی که جزو اراضی ملی، اراضی موات و یا املاک متعلق به دولت هستند.
همچنین، برای تبدیل سند عادی به سند رسمی، املاکی که مالک رسمی آنها در قید حیات بوده و امکان دسترسی به وی وجود دارد یا ورثه او در قید حیات است، باید به صورت قانونی با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی، سند خود را اخذ نمایند.

نحوه و مراحل تبدیل سند دستی به ثبتی

معمولاً، انتقال و تغییر اسناد عادی به شکل رسمی، در شرایطی رخ می‌دهد که دو فرد، با توافق همدیگر، یک قرارداد تنظیم و جزئیات توافقات خود را روی یک برگه یا فرمِ مبایعه‌نامه نوشته و زیر آن را امضا می‌کنند.
تنظیم این سند، حتی در صورتی که در یک سازمان انجام شود، هنوز هم به عنوان یک سند عادی محسوب می‌شود که نیازمند ثبت قانونی می‌باشد.
بنابراین، سؤالی که در اینجا مطرح می‌شود، این است که مراحل تبدیل یک سند دستی به یک سند ثبتی چیست و روش انجام این کار چگونه است؟

در پاسخ به این پرسش، باید بگوییم که اگر یک ملک دارای سند رسمی است و طرفین قرارداد اخیراً تصمیم به تنظیم دستی سند ملکی گرفته‌اند یا با مراجعه به دفاتر ملکی یک مبایعه‌نامه ملک تهیه کرده‌اند، آن‌ها می‌توانند با ارائه مدارک لازم به یکی از دفاتر اسناد رسمی مراجعه کنند و در تاریخ مورد تعیین شده خواهند آمد.
درخواست ثبت سند رسمی برای این ملک را نیز تقدیم خواهند کرد.

مرحله بعدی از تبدیل سند دستی به ثبتی، این است که دفترخانه باید اطلاعات خود را به صورت الکترونیکی به سازمان ثبت و سازمان امور مالیاتی ارسال کند.
در واقع، این یعنی دفترخانه باید استعلام های لازم را از این دو سازمان بگیرد.
با پیشرفت فناوری و تبدیل فرایندها به سیستم الکترونیکی، انجام این کارها به سرعت بیشتری انجام می‌شود.

در مرحله اول به دریافت خلاصه حساب دارایی و پاسخ به استعلام نیاز داریم.
پس از این مرحله، سند ثبتی مربوط به ملک را تهیه و آن را به صورت رسمی ثبت کرده و به خریدار و فروشنده اطلاع می‌دهیم.
در صورت تمایل خریدار و فروشنده، آن را قبول کرده و به امضاء می‌رسانند.
سپس، هزینه‌های قانونی مربوطه را پرداخت می‌کنند.
پس از گذشت مدتی، سند مالکیت تک برگ را تهیه و آن را به آدرس خریدار ارسال می‌کنیم.

«اما در صورتی که ملک بدون سند رسمی در اراضی دولتی و ملی قرار گرفته باشد، طبق بند ک تبصره 11 ماده واحد قانون بودجه سال 1401، افرادی که قبل از سال 1394 دارای املاک دولتی و ملی با ساختمان بوده‌اند، از طریق مراجعه به سازمان ملی زمین و مسکن، می‌توانند برای تبدیل سند عادی خود به سند رسمی اقدام کنند.
»

گاهی اوقات ممکن است ملکی وجود داشته باشد که سند رسمی نداشته باشد و مالک در حال حاضر قصد دارد برای دریافت سند رسمی یا ثبتی اقدام کند.
به همین دلیل، در این قسمت قصد داریم روش و مراحل تبدیل یک سند عادی به سند رسمی برای املاکی که سندی ندارند، توضیح دهیم.

بر اساس ماده 147 قانون ثبت و قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی و ساختمان های بدون سند رسمی، این مقوله مورد توجه قرار گرفته است.
طبق این قانون، با هدف ارائه سند رسمی برای ساختمان هایی که بر روی زمین های قبلاً ثبت شده وجود دارد و یا ارائه سند مالکیت برای زمین های کشاورزی و باغاتی که به دلایلی مانند فوت مالک یا عدم دسترسی به او، امکان ارائه سند وجود ندارد، هیچتی با نام هیئت تصمیم‌گیری درباره اختلاف در ثبت تشکیل می شود.

البته، املاکی که تاکنون ثبت نشده باشند و یا املاکی که بنا ندارند (به طور محصور و یا غیرمحصور)، یا اراضی و املاکی که مالک آنها هنوز زنده است و قادر به تنظیم سند رسمی است، قادر به استفاده از روش زیر برای تبدیل سند دستی به سند ثبتی نمی‌باشند.

روند و مراحل دریافت سند ثبتی برای املاک بدون سند به صورت زیر است.
ابتدا متقاضی باید به سایت ثبت ملک با آدرس اینترنتی sabtemelk.
ir مراجعه کرده و سپس بر روی گزینه درخواست پذیرش جدید کلیک کند.
این کار با استفاده از تصویر زیر نشان داده شده است.

سپس، بایستی بخشی که شرایط لازم را دارا می‌باشم را با استفاده از تگهای em و strong مشخص کرده و سپس بر روی گزینه تایید کلیک نمایید که در پایین صفحه قرار دارد.

در این مرحله، بسته به نوع هویت شما، توصیف‌نامهٔ درخواستی را که با استفاده از برچسب `em` و `strong` مشخص شده است، دقت کنید و وارد کنید تا به مرحلهٔ بعد بروید.

سپس، ضرورت دارد تا مشخصات یک ملک که درخواست ثبت آن و دریافت سند ملکی برای آن را دارید، به طور دقیق و کامل، بیان کنید.
در این باره، می‌توانید از تگهای تاکید و تاکید قوی نیز استفاده نمایید.

در این مرحله، شما باید کادرها را پر کرده و نوع درخواست خود را مشخص کنید.
همچنین، به این پرسش پاسخ دهید که آیا نیاز به صدور سند مالکیت از طریق ماده 147 دارید یا خیر.

سپس، بایستی مدارکی که دارید را به صورت فایل در این سامانه بارگذاری کنید.
در ادامه، درباره این مدارک، توضیحاتی ارائه خواهیم داد.

به صورت الکترونیکی و آنلاین می‌توانید هزینه‌ها را پرداخت کنید و یا پس از واریز هزینه به شکل فیش، تصویر آن را در سامانه بارگذاری کنید.
استفاده از تگ‌های HTML مانند و به شما امکان می‌دهد تا بخش‌های مهم و متمایز را در این متن مشخص کنید.

در آخرین مرحله، نمایش می‌یابید که فرم پذیرش درخواست صدور سند مالکیت را در سامانه مشاهده کنید.
لازم است آن را همراه با سایر مدارک به اداره ثبت ارسال کرده و پس از پرینت آن، به صورت پستی ارسال نمایید.

بعد از آن، مرحله بعدی این است که شما شماره مرسوله را در سامانه وارد کنید.
تمام اطلاعات مربوط به پرونده را دریافت خواهید کرد و به این ترتیب می‌توانید به پیگیری و استعلام درخواست صدور سند ثبتی خود بپردازید.
به شما پیشنهاد می‌دهیم برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، مقاله زیر را مطالعه کنید.

مدارک لازم برای تبدیل سند عادی به رسمی

در بخش قبل، توضیح دادیم که افرادی که قصد دارند "مراحل تبدیل سند دستی به ثبتی" را طی کنند، می‌توانند با مراجعه به "دفاتر اسناد رسمی" و "پرداخت هزینه‌های مربوطه"، این امر را انجام دهند.
اما یک سؤال که مطرح می‌شود، این است که "مدارک لازم برای تبدیل سند عادی به رسمی چیست؟" در این بخش، مدارک اصلی مورد نیاز برای ثبت سند ملک در دفترخانه را ذکر خواهیم کرد.

در صورتی که یک ملک بدون سند در اختیار داشته باشید و می‌خواهید سند ثبتی آن را از طریق سایت ثبت ملک دریافت کنید، بایستی به مراحل زیر عمل کنید.
مدارک زیر همراه با فرم درخواست ثبت ملک را تهیه کرده و به اداره ثبت ارسال نمایید:1.
کپی مدرک هویت متقاضی (مانند شناسنامه یا کارت ملی)2.
کپی مدارک مالکیت ملک (مانند عقد معتبر یا مستندات مالکیت دیگر)3.
مدارکی که نشان دهندهٔ اطلاعاتی دربارهٔ ملک باشد (مانند نقشهٔ ملک و تصاویر قبل و بعد از ساخت)4.
هرگونه سند یا توافقی که به عنوان مدرک اثبات خدمت کندبا انجام مراحل فوق و ارسال مدارک به اداره ثبت، درخواست ثبت ملک شما را پردازش خواهند کرد.
توجه داشته باشید که استفاده از تگ‌های قوی و تاکید در متن فوق به هدف برجسته‌سازی برخی از عبارات صورت می‌گیرد.

الزاماً باید بیان شود که ارائه هر یک از اسناد موردنیاز، نیازمند انجام مراحل ضروری توسط درخواست‌کننده است تا در فرایند تبدیل اسناد عادی به رسمی هیچ مشکلی پیش نیاید.
پیشنهاد می‌شود همچنین مقاله زیر را نیز مراجعه کنید.

هزینه تبدیل سند عادی به رسمی

یکی از مراحل اساسی برای تبدیل یک سند عادی به رسمی این است که طرفین پس از تهیه مدارک لازم، به دفترخانه اسناد رسمی مراجعه کرده و با انجام اقدامات لازم و پرداخت هزینه‌ها، سند عادی را به صورت ثبتی یا رسمی تغییر می‌دهند.
ارائه این خدمت توسط دفاتر اسناد رسمی، مشابه سایر خدمات آن، هزینه‌ای را به همراه دارد.
بنابراین، سوالی که می‌پرسند این است که هزینه تبدیل سند عادی به رسمی در دفترخانه چقدر است؟

به پرسش مذکور پاسخ می‌دهم که هزینه صدور سند خانه از طریق دفتر اسناد رسمی، بسته به ارزش معاملاتی ملک، متفاوت خواهد بود و همچنین دفاتر اسناد رسمی برای مطالبه هزینه تبدیل سند دستی به ثبتی، بر اساس نرخ تعرفه اعلام شده عمل می‌کنند.
هزینه تبدیل سند عادی به رسمی در دفترخانه‌ها، بر اساس نرخ تعرفه‌های اعمال شده در سال 1401، به شرح جدول زیر خواهد بود:قیمت معامله (تومان) هزینه تبدیل سند (تومان)تا ۵۰ میلیون ۱۰۰،۰۰۰از ۵۰ میلیون تا ۱۰۰ میلیون ۲۰۰،۰۰۰از ۱۰۰ میلیون تا ۲۰۰ میلیون ۳۰۰،۰۰۰از ۲۰۰ میلیون تا ۳۰۰ میلیون ۴۰۰،۰۰۰از ۳۰۰ میلیون تا ۴۰۰ میلیون ۵۰۰،۰۰۰بیش از ۴۰۰ میلیون ۶۰۰،۰۰۰

مبلغ سند	تعرفه
تا مبلغ ده میلیون ریال مقطوعا	800 هزار ریال
تا مبلغ 50 میلیون ریال نسبت به مازاد 10 میلیون ریال	120 در هزار
تا مبلغ 100 میلیون ریال نسبت به مازاد 50 میلیون ریال	40 در هزار
تا مبلغ 200 میلیون ریال نسبت به مازاد 100 میلیون ریال	20 در هزار
تا مبلغ 500 میلیون ریال نسبت به مازاد 200 میلیون ریال	12 در هزار
تا مبلغ 1 میلیارد ریال نسبت به مازاد 500 میلیون ریال	6 در هزار
بیش از یک میلیارد ریال نسبت به مازاد یک میلیارد ریال	3 در هزار

علاوه بر آن، طبق قوانین مالیات مستقیم، فروشنده‌ی یک ملک می‌بایست مبلغی معادل 5 درصد ارزش معامله را به عنوان مالیات نقل و انتقال ملک پرداخت کند.
این هزینه با استفاده از دفترچه‌های رسمی پرداخت می‌شود و البته هر چه ارزش ملک مورد معامله بیشتر باشد، مبلغ مالیات نیز بیشتر خواهد بود.

علاوه بر آن، تبدیل یک سند عادی به یک سند رسمی حاوی مواردی است که علاوه بر حقوق نوشتاری و ثبت دفترخانه، شامل مالیات انتقال ملک و هزینه‌های دیگری نیز می‌باشد.
این هزینه‌ها شامل پرداخت عوارض شهرداری و دارایی، جریمه‌های ساختمانی و سایر هزینه‌ها است که صاحب فروش باید به آن‌ها پرداخت کند.
برای کسب اطلاعات بیشتر، پیشنهاد می‌شود که مقاله زیر را در نظر بگیرید.

در مورد هزینه‌های دریافت سند رسمی برای املاک بدون سند، باید اشاره کنیم که ثبت درخواست سند برای اینگونه املاک از طریق سامانهثبت ملک، به پرداخت هزینه‌ای برابر با 50 هزار تومان نیاز دارد.
همچنین، تهیه و ارسال اسناد و مدارک مورد نیاز به اداره ثبت از طریق پست، نیازمند پرداخت هزینه‌های مربوطه است؛ هزینه‌ها بر اساس تعرفه‌های مربوطه محاسبه می‌شوند.
پیشنهاد می‌شود همین‌جا مقاله زیر را نیز مطالعه کنید.