افرادی که قصد ثبت نام در سامانه املاک و اسکان یا استعلام الکترونیکی ملک را دارند، باید به سامانه استعلام الکترونیکی ملک سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه کنند. در اینجا با مفهومی به نام "شماره دفتر املاک سند" مواجه خواهند شد که به نظر می رسد سوال زیادی در اذهان آنها به وجود آورده است. این سوال مربوط به شماره دفتر املاک است که نشانگر کد دفتر در سازمان ثبت اسناد ملک می‌باشد.

بسیاری از افراد ممکن است دارای یک سند مالکیت باشند که به صورت دفترچه‌ای یا حتی یک تک برگ است، اما شماره‌ای در این سند به عنوان شماره دفتر املاک درج نشده است. این موضوع ممکن است برای آنها سوالی به وجود آورد که چرا در برخی از اسناد، شماره دفتر املاک ذکر شده است در حالی که سند آنها این شماره را ندارد؟ آیا سند آنها ناقص است؟

در این مقاله، به پرسش‌های بالا پاسخ خواهیم داد و با توجه به اهمیت شماره دفتر املاک و کاربردهای مهم آن در اخذ انواع استعلام، درباره اینکه شماره دفتر املاک چیست و کجا در سند نوشته می‌شود؟ پاسخ خواهیم داد. در انتها، انواع کاربردهای شماره دفتر املاک در سند را نیز تشریح خواهیم کرد.

شماره دفتر املاک چیست؟

"اگر تا به حال برای ثبت نام در سامانه‌ی املاک و اسکان یا استعلام الکترونیکی ملک از سامانه استعلام الکترونیکی ملکبا کد ملی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور استفاده کرده‌اید، می‌دانید که یکی از اطلاعات مورد نیاز برای ورود به هر یک از سامانه‌ها، شناسه‌یکتای سند یا همان شماره دفتر املاک سند است. بنابراین شاید شما از خود بپرسید که دقیقاً شماره دفتر املاک چیست؟"

موضوع مشخصی که باید در ارتباط با شماره دفتر املاک به آن توجه کرد، این است که تمامی اسناد مالکیت شماره دفتر املاک را ندارند. اسنادی که پس از ماه شهریور سال ۱۳۹۲ تهیه شده‌اند، تنها دارای شماره دفتر املاک می‌باشند. بنابراین، اسنادی که قبل از این تاریخ تهیه شده‌اند، فاقد شماره دفتر املاک هستند. در نتیجه، استعلام سندی که تاریخ تهیه آن قبل از این زمان باشد، تنها امکان پذیر است به صورت حضوری و از طریق دفترخانه‌ی تنظیم کننده سند برای دارنده آن.

همچنین، می‌توانیم به مفهومی به نام "کد رهگیری" اشاره کنیم که ممکن است با "شماره دفتر املاک" اشتباه گرفته شود. البته این دو مفهوم از یکدیگر متمایز هستند. کد رهگیری یک مقدار 13 رقمی است که در مبایعه‌نامه‌های تنظیم شده توسط دفاتر املاک، در صفحه چهارم بالا سمت چپ، با استفاده از تگ strong قابل مشاهده است.

این شماره تنها توسط دفاتر املاک مجاز قابل استخراج است و از سال ۱۳۸۷ با بهره‌برداری از سیستم ثبت معاملات و املاک کشور iranamlaak.ir ، این دفاتر موظف به ثبت معاملات فروش و اجاره در این سامانه و دریافت و استعلام کد رهگیری املاک از آن می‌باشند.

شماره دفتر املاک در سند کجاست؟

در بخش قبل به توضیح شناسه دفتر املاک اشاره کرده بودیم و بیان کرده بودیم که پس از ثبت الکترونیکی سند، یک شناسه 18 رقمی منحصر به فرد به آن سند اختصاص داده می‌شود که به طور رسمی به آن با عنوان شناسه دفتر املاک اشاره می‌شود. همچنین اشاره کردیم که شناسه دفتر املاک مفهومی متفاوت از کد رهگیری است که از طریق سامانه ثبت معاملات و املاک کشور "iranamlaak.ir" قابل دریافت است و فقط در سند‌هایی که بعد از سال 92 ثبت الکترونیکی شده‌اند قابل رویت است.

توجه کنید که اگر قصد استعلام اصالت سند خود را از طریق سامانه تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی با استفاده از شماره دفتر املاک دارید، باید در این سامانه به همراه شماره دفتر املاک، رمز تصدیق سند را نیز وارد کنید. رمز تصدیق سند یا شناسه تصدیق سند، شامل 6 رقم در بالا سمت چپ سند شما است که باید در نظر داشته باشید که متفاوت با شماره دفتر املاک است.

کاربردهای شماره دفتر املاک سند

در قسمت‌های قبل، به مفهوم شماره دفتر املاک پرداخته و به سوالی که درباره مکان شماره دفتر املاک در سند ملکی پرسیده شده بود، پاسخ دادیم. همچنین درباره کد دفتر در اسناد ملک صحبت کردیم. در این قسمت میخواهیم درباره کاربردهای شماره دفتر املاک در سند بحث کنیم. مهم ترین کاربردهای شماره دفتر املاک در سه حالت زیر قابل مشاهده هستند:

- حالت اول: توضیح الزامات قانونی و شرعی مربوط به ملک و در صورت وجود شرایط خاص، درج شماره دفتر املاک و در غیر این صورت، ارجاع به فهرست دفاتر املاک معتبر.

- حالت دوم: طی کردن مراحل انتقال ملکیت ملک با استفاده از شماره دفتر املاک. در این مرحله، شماره دفتر املاک موثق می‌شود و از صحت معامله اطمینان حاصل می‌شود.

- حالت سوم: استفاده از شماره دفتر املاک در مراحل مربوط به ارثیه و حقوقی ملکیت. با داشتن شماره دفتر املاک، اطلاعات مورد نیاز می‌تواند به صورت دقیق و کامل در اختیار قضاوتگران و مشاوران در قضایای مختلف قرار بگیرد.

با استفاده از سامانه تصدیق اصالت، می‌توانید سند خود را بررسی کنید. در این سیستم، اسناد و اوراق دفاتر رسمی را می‌توان برای اطمینان از اصالت آنها تصدیق کرد.

می‌توان به جرات ادعا کرد که استفاده از شماره دفتر املاک در سند، یکی از بهره‌های مهم آن است که می‌تواند تضمین کننده صحت سند باشد. استعلام اصالت سند از طریق سامانه تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، می‌تواند این اعتبار را تأیید نماید. در صورت تمایل به استعلام اصالت سند از طریق سامانه مذکور، می‌توانید به وبسایت سازمان اسناد و املاک کشور مراجعه کرده و با وارد کردن شماره دفتر املاک و رمز تصدیق سند، اعتبار سند مورد نظر را بررسی نمایید. لطفاً برای استعلام اصالت سند از طریق سامانه تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی، به تصویر زیر مراجعه و طبق راهنمای ارائه شده عمل کنید: تصویر زیر را مشاهده کنید:

مرورگر خود را باز کنید و در نوار آدرس، آدرس وب سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور یعنی ssaa.ir را جستجو کنید. با این کار وارد صفحه اصلی سایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌شوید.

برای شروع، روی گزینه "میز خدمات الکترونیک" کلیک کنید و سپس گزینه "تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر رسمی" را انتخاب کنید.

در تصویر زیر مشاهده می‌کنید، وارد صفحه اصلی سامانه تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی شده‌اید. برای استعلام تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی، شما باید با استفاده از شماره دفتر املاک، آن را در کادر اول وارد کرده و رمز تصدیق سند را در کادر دوم و حاصل جمع دو عدد را در کادر سوم وارد نمایید. پس از آن دکمه ارسال را بزنید تا نتیجه استعلام تصدیق اصالت اسناد و اوراق دفاتر اسناد رسمی با استفاده از شماره دفتر املاک برای شما نشان داده شود.

استعلام الکترونیکی ملک را می‌توان از طریق سامانه‌ی استعلام الکترونیکی ملک انجام داد.

یکی از کاربردهای چشمگیرترین از «شماره دفتر املاک سند»، استفاده از سامانه استعلام الکترونیکی ملک برای دریافت اطلاعات مربوط به ملک است. در این بخش، به توضیح مکانیزم استعلام الکترونیکی ملک از طریق سامانه مذکور با استفاده از «شماره دفتر املاک» می‌پردازیم. روش استعلام خود را می‌توانید در تصویر زیر مشاهده فرمایید: استفاده از شماره دفتر املاک: از ابتدا از یک برچسب strong استفاده کرده و سپس شماره دفتر املاک را وارد نمایید. مراحل لازم برای انجام استعلام الکترونیکی ملک را میتوان به طور کلی به صورت زیر خلاصه کرد.

در مرورگر دستگاه خود، به دنبال آدرس وبسایت سازمان ثبت اسناد و املاک کشور باشید. یعنی با وارد کردن ssaa.ir در نوار جستجوی مرورگر، صفحه اصلی این سایت برای شما بارگذاری می‌شود.

در این بخش، لطفاً بر روی گزینه "پیگیری استعلام الکترونیکی ملک" کلیک کرده و برای ادامه فرآیند، گرینه میز خدمات الکترونیک را انتخاب نمایید.

اکنون شما وارد سامانه الکترونیکی استعلام ملک شده‌اید. برای دریافت اطلاعات الکترونیکی ملک خود از این سامانه، شماره دفتر املاک خود را در کادر زیر وارد کنید و حاصل جمع دو عدد را در کادر دوم بنویسید. سپس دکمه ارسال را کلیک کنید تا نتیجه استعلام الکترونیکی ملک شما با استفاده از شماره دفتر املاک برایتان نمایش داده شود.