دفاتر قانونی

یکی از مسئولیت‌هایی که تجار باید به آن پاسخ دهند، نگهداری دفاتر تجاری یا دفاتر قانونی است.
این دفاتر یا همان دفاتر پلمپ، شامل دفتر روزنامه، دفتر کل و دفتر مشاغل می‌باشند.
در این دفاتر، اطلاعات مهم تجاری ثبت می‌شوند و تجار به عهده دارند که آنها را با دقت نگهداری و مدیریت کنند.
همچنین اطلاعاتی که در دفتر روزنامه ثبت می‌شود، شامل سوابق روزانه فعالیت‌ها و معاملات تجاری است.
دفتر کل، مجموعه‌ای از دفاتر زیرمجموعه است که شامل اطلاعاتی مانند سرمایه، بدهی و اعتبار است.
در نهایت، دفتر مشاغل حاوی جزئیات تمامی معاملات تجاری و همچنین اطلاعات مشتریان و تامین کنندگان می‌باشد.
بهبود و نظارت بر دفاتر قانونی و تجاری، یکی از راهکارهای مهم برای حفظ شفافیت و صحت در عملکرد تجارت است.

یک مسئله مهم که باید به آن توجه کنندگان در حوزه تجارت توجه کنند، این است که نگهداری دفاتر مورد نظر تنها کافی نیست و برای بهره‌برداری از مزایای مالیاتی این دفاتر و جلوگیری از تحمیل جریمه‌های قانونی، تجار باید در موضوع "ثبت نام"، پلمپ و نظم بخشیدن به این دفاتر، مقررات مرتبط را رعایت کنند.

بنابراین، با توجه به اهمیت این دفاتر، در این مقاله قصد داریم به توضیح تعریف دفاتر قانونی بپردازیم.
همچنین سعی خواهیم کرد با معرفی یک سایت معتبر برای ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی، نحوه پلمپ و تنظیم دفاتر قانونی را بیان کنیم.
همچنین، موارد رد و نحوه ثبت نام دفاتر قانونی نیز در این مقاله مورد بررسی قرار خواهند گرفت.

دفاتر قانونی چیست

وقتی فردی، بطور فیزیکی یا حقوقی، کسب و کار خود را شروع کرده و به عنوان تاجر شناخته می‌شود، طبق مقررات قانونی در حوزه بازرگانی، قوانین مالی و سایر قوانین تجارت کشور، وظایف و اختیاراتی بر عهده وی قرار می‌گیرد.

یکی از وظایفی که تاجران، تحت قانون تجارت، موظف به انجام آن هستند، نگهداری چهار دفتر حسابداری است.
این دفاتر با عنوان "دفاتر قانونی یا دفاتر تجاری" شناخته می‌شوند.
به دلیل ضرورت استفاده از مهر و موم، این دفاتر به نام "دفاتر پلمپ" نیز شناخته می‌شوند.
چهار دفتر مذکور عبارت‌اند از: دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپی.

دلیل الزام به نگه داری و وارد کردن اطلاعات مالی در دفاتر، به این دلیل است که هنگام تنظیم و ثبت نام اظهارنامه مالیاتی، صاحبان این دفاتر می‌بایست دفاتر خود را به اداره مالیات ارائه داده تا ممیز مالیاتی بر اساس این اطلاعات، تصمیم‌گیری درباره قبول یا عدم قبول اظهارنامه مالیاتی و محاسبه مالیات سالیانه تاجر را انجام دهد.

البته، به دلیل داشتن حسابداران و شرکت‌های تجاری، ترازنامه یکی از اسناد حسابداری است که توسط آنها تنظیم می‌شود.
به همین دلیل، دفتر دارایی از لیست دفاتر قانونی حذف می‌شود و به عنوان جایگزین از دفتر مشاغل استفاده می‌شود، که طبق آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی طراحی شده است.
همچنین، به دلیل وجود سیستم اتوماسیون، دفتر کپی نیز دیگر به کار نمی‌رود.

بنابراین، هم اکنون میان چهار دفتر موجود، تنها دو دفتر روزنامه و کل توسط تجار استفاده می‌شود.
این دو دفتر هر ساله باید طبق قوانین ثبت نام شده در سایت درخواست پلمپ دفاتر، ثبت نام و سپس پلمپ شوند.
به هر حال، علاوه بر این دو دفتر، طبق آیین‌نامه تهیه و ابلاغ شده توسط سازمان امور مالیاتی کشور، دفتر مشاغل نیز باید توسط تجار در کنار این دو دفتر تنظیم شود، اما دفتر مشاغل نیازی به پلمپ ندارد.
بنابراین، در ادامه به توضیح این سه دفتر خواهیم پرداخت.

با توجه به ماده ۷ قانون تجارت، دفتر روزنامه از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.
تاجر باید به‌صورت روزانه تمامی مطالبات، بدهی‌ها، معاملات تجاری و اوراق بهادار (از قبیل خرید، فروش و ظهرنویسی) و به‌طورکلی تمامی صادرات و واردات تجاری خود را به‌هر شکل و طریقه رسمی که باشد در این دفتر ثبت نماید.
این دفتر به تجار در حساب‌برداری و بررسی وضعیت مالی شخصی کمک می‌کند.
بنابراین، مطابق با قانون، تاجر می‌بایست با دقت و دقت بالایی از دفتر روزنامه استفاده نماید.

بنابراین، دفتر روزنامه یک ابزار حسابداری مهم است که توسط تجار و شرکت‌های تجاری استفاده می‌شود.
این دفتر برای ثبت تمام معاملات تجاری روزانه استفاده می‌شود.
تجار موظف هستند تمامی خریدها و فروش‌های خود را در این دفتر ثبت کنند.
توجه داشته باشید که اطلاعات مربوط به هزینه‌های شخصی تاجر نیز باید در این دفتر ثبت شود.
این دفتر برای مدیران و همکاران مالی یک منبع ارزشمند برای ارزیابی معاملات و مدیریت مالی است.
استفاده از تگ دفتر روزنامه به عنوان ابزار حسابداری مهم تاکید بیشتری روی اهمیت آن می‌کند.
همچنین استفاده از تگ تجار و شرکت‌های تجاری به منظور برجسته سازی نقش اصلی این دفتر در محاسبه و ثبت داد و ستد تجاری ضروری است.

"تعریف دفتر کل نیز در بند 8 قوانین تجارت آمده است.
مطابق این بند: «دفتر کل، یک دفتر است که تاجر باید هر هفته حداقل یک بار، تمام معاملات را از دفتر روزنامه استخراج و در انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کند، سپس هر نوع را در یک صفحه مخصوص در دفتر کل به طور خلاصه ثبت کند.
»"

لذا، طبق این ماده، دفتر کل، به عنوان یک سیستم ثبت داده‌ها عمل می‌کند که توسط تاجر تنظیم و بروزرسانی می‌شود.
اطلاعات معاملات تجاری متعلق به تاجر در دفتر روزنامه وارد می‌شود.
بر اساس نوع معاملات، این اطلاعات به شیوه‌ای خاص تفکیک می‌شوند.
سپس تاجر موظف است اطلاعات تفکیک شده را در دفتر کل درج نماید.
برای روشن‌تر شدن این اطلاعات، می‌توان از کدهای تاگ HTML مانند و استفاده کرد.

همچنین، ماده ششم آیین‌نامه تدوین دفاتر قانونی، در تعریف دفتر مشاغل، ذکر می‌کند: «دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) از نظر حقوقی با عنوان دفتری شناخته می‌شود که حداقل شامل ستون‌هایی جهت ثبت تاریخ، شرح موضوع، درآمد و هزینه، و دارایی‌های قابل استهلاک باشد؛ این موارد باید به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر ثبت شده و در پایان سال امکان محاسبه جمع درآمد و هزینه‌های مربوط به فعالیت کسب و کار و همچنین تنظیم صورت‌های حساب سود و زیان فراهم باشد.
»

بنابراین، دفتر مالیاتی یا دفتر درآمد و هزینه، یک ابزار مهم برای ثبت و مدیریت درآمدها و هزینه‌های مرتبط با دارایی‌های قابل استهلاک یک تاجر یا شرکت تجاری است.
این دفتر، با استفاده از تگ html ها، به منظور جداسازی و دسته‌بندی منابع درآمدی و هزینه‌های مختلف، ایجاد می‌شود.
در پایان سال مالی، با بررسی و تجزیه و تحلیل این دفتر، می‌توان سود و زیان تاجر را مشخص کرده و نتیجه‌گیری نهایی انجام داد.
استفاده از تگ html نیز به منظور تاکید بر اهمیت حسابداری و وظیفه مهمی که دفتر درآمد و هزینه در این باره دارد، صورت می‌گیرد.

سایت دفاتر قانونی

ترادران حقیقی و حقوقی می‌بایست قبل از پایان سال مالی خود، برای ثبت نام دفاتر قانونی و پلمپ آن‌ها در سال بعد، هر ساله اقدام نمایند.
در گذشته، فرایند ثبت نام دفاتر قانونی از طریق مراجعه حضوری به ادارات مالیات و مراجع ثبت شرکت‌ها انجام می‌شد که وقت‌گیر و هزینه‌بر بود.

اما به‌وسیله راه‌اندازی یک "سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی"، اکنون تمام تاجران و شرکت‌های تجاری، با رعایت "مقررات ثبت‌نام سایت"، قادرند برای دریافت و پلمپ "دفاتر قانونی" خود، از طریق این وبسایت عمل نموده و دفاتر تجاری خود را در آدرس تجارت، خانه و یا مقر شرکت تحویل بگیرند.

"سایت رسمی ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی، واقعاً یک سامانه جامع است که زیر مجموعه‌ی سامانه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور می‌باشد.
این سایت، مکانی برای تمامی فعالان حوزه تجارت است که با مراجعه به آن به آدرس اینترنتی irsherkat.
ssaa.
ir و از طریق بخش (پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی)، به‌طور مطابق با قوانین ثبت نام سایت، قادر خواهند بود درخواست خود را ثبت کنند.
"

مسلماً، ترتیب و مراحل مربوط به ثبت نام دریافت دفاتر تجاری برای پلمپ این دفاتر در وبسایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی، دارای ترتیب و مراحل خاصی هستند.
در قسمت بعدی، با توجه به یک راهنمای تصویری، نحوه ثبت نام دفاتر تجاری برای پلمپ این دفاتر را توضیح خواهیم داد.

نحوه پلمپ دفاتر قانونی 1401

همه تاجران و شرکت‌های تجاری باید هر سال برای تهیه دفاتر روزنامه و کل جدید و پلمپ این دفاتر از طریق سامانه جامع ثبت شرکت‌ها در سایت درخواست خود را ثبت کنند.
انجام صحیح این فرآیند بسیار حائز اهمیت است.
در این قسمت با ارائه راهنمای تصویری، نحوه پلمپ صحیح دفاتر قانونی در سال 1401 را شرح خواهیم داد.

در دستگاه خود مرورگر را باز کنید و آدرس وبسایت سامانه جامع ثبت شرکتها یا سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی را در نوار آدرس وارد کنید.
سپس بر روی سربرگ "پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی" کلیک کنید.
در این مرحله، نوع شخصیت متقاضی پلمپ، یعنی حقیقی یا حقوقی بودن تاجر را مشخص کنید.
پس از آن، اطلاعات مربوط به سال مالی تاجر و سایر اطلاعات مورد نیاز را وارد کنید و روی دکمه "گام بعدی" کلیک کنید.
به عنوان مثال، ما در اینجا نوع شخصیت را شخص حقوقی انتخاب کرده‌ایم.

در مرحله فعلی از فرآیند قفل کردن دفاتر قانونی در سایت درخواست قفل کردن دفاتر تجاری، براساس دستورالعمل‌های ثبت نام در سایت، باید اطلاعات تاجر را وارد نمایید.
در صورتی که در مرحله قبلی شخص حقوقی را انتخاب کرده‌اید، در این مرحله باید اطلاعات ثبتی شرکت خود را وارد نمایید، از جمله شناسه ملی شرکت، شماره ثبت و سایر موارد ثبتی.
در غیر اینصورت، اطلاعات مربوط به شخص حقیقی مانند کد ملی باید در سایت وارد شود.

در یک صفحه جدید، به شخصی که قصد پر کردن اظهارنامه دفاتر قانونی را دارد، دستور دهید تا اطلاعات هویتی و آدرس خود را وارد نموده و سپس بر روی دکمه گام بعدی کلیک کند.
این دفتر قانونی نیازمند تأیید نامه ای است که برای جلوگیری از تقلب و تزویر، به صورت پلمپ شده است.

در صفحه حاضر، می‌توانید اطلاعات هر یک از اعضای هیات مدیره را وارد کنید.
پس از تکمیل اطلاعات هر عضو، می‌توانید با کلیک بر روی دکمه "ثبت اطلاعات شخص"، آن را ثبت کنید.
لطفاً از برچسب‌های HTML مانند و برای تاکید بر بخش‌های مختلف متن استفاده کنید.

مطابق قوانین و مقررات، در این مرحله از فرآیند پلمپ دفاتر قانونی در سایت، شما باید به صورت دقیق اعضای هیات مدیره را مشخص کنید و اطلاعات مربوط به مدت تصدی آنها را در بخش‌های مربوطه وارد کنید.
از تگ‌های بولد و ایتالیک برای برجسته‌سازی این اطلاعات استفاده کنید.

در صفحه جدید، با استفاده از برچسب em، نوع دفتری که قصد پلمپ آن را دارید، مشخص کنید.
سپس با تعیین تعداد دفتر و تعداد برگ‌های آن، بر روی دکمه ذخیره دفتر کلیک کنید.
در نهایت، پس از وارد کردن اطلاعات تمامی دفترها، دکمه گام بعدی را فشار دهید.

بعد از پایان فرآیند مهر و موم دفاتر قانونی در سال 1401، بر اساس مراحلی که ذکر شد، دکمه تأیید نهایی را بفشارید تا به شما اظهارنامه الکترونیکی مهر شده دفاتر قانونی نمایش داده شود.
پس از آن، این اظهارنامه را دانلود کرده، مهر و امضا کرده و همراه با سایر مدارک، از طریق پست به مرجع ثبت شرکت ها ارسال نمایید.

بعد از دریافت رسید پستی، می‌توانید با ورود به سامانه جامع ثبت شرکتها، یا همان سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی به آدرس irsherkat.
ssaa.
ir، از طریق بخش پیگیری درخواست، اطلاعات بارکد پستی و تاریخ تحویل مدارک را به پست وارد کرده و درخواست خود را پیگیری کنید.
پس از صدور و پلمپ دفاتر، این دفاتر به آدرس تاجر ارسال می‌شوند.

لازم است توجه داشت که بر اساس آیین‌نامه‌های ثبت نام در سایت پلمپ دفاتر قانونی، تقاضای پلمپ دفاتر تجاری نیازمند ارائه مدارکی است.
این مدارک برای تاجران حقیقی شامل کپی کارت ملی و کپی پروانه کسب و برای شرکت‌های تجاری شامل کپی کارت ملی مدیر عامل، کپی آگهی تأسیس، کپی آگهی آخرین تغییرات شرکت در روزنامه رسمی و کپی وکالتنامه (اگر وکیل داشته باشند) می‌باشد.

نحوه تنظیم دفاتر قانونی

تنظیم دفاتر تجاری در سایت ثبت درخواست پلمپ، یکی از مسائلی است که در اینجا به آن اشاره می‌شود.
در اینجا همچنین به نحوه تنظیم دفاتر قانونی در آیین‌نامه تحریر دفاتر قانونی، که توسط سازمان امور مالیاتی کشور تهیه و ابلاغ شده است، پرداخته می‌شود.
بنابراین، در این قسمت، نکات مربوط به تنظیم این دفاتر را توضیح خواهیم داد.

کل تجارت‌کاران موظفند تا هر سال گذشته، دفاتر جدید را تهیه و پلمپ کنند.
اگر تاجری قصد استفاده از دفاتر استفاده نشده سال گذشته را دارد، باید ظرف 30 روز از تاریخ شروع سال مالی جدید، این اطلاع را به مراجع مالیاتی ارائه دهد.

تاجران و شرکت‌های تجاری با استفاده از سیستم‌های مکانیکی یا الکترونیکی می‌توانند کلیه عملیات مالی و حسابداری را در دفاتر مربوطه ثبت کنند.
حتی اگر از این سیستم‌ها برای نگهداری حساب های مالی استفاده کنند، باید همچنان این عملیات را در دفتر مربوطه وارد کنند.

نوشتن و تنظیم دفاتر قانونی با استفاده از ابزار قابل محو شدن مانند مداد، ممنوع و غیرمجاز است.
همچنین برای تنظیم این دفاتر، بهتر است از روش دستی استفاده شود.

کلیه عملیات مالی که هر ماه در دفاتر روزنامه ثبت می‌شوند، باید حداکثر تا پانزدهم ماه بعد، در دفتر کل نیز وارد شود.

در تنظیم سیستم های قانونی، عملیات زیر ممنوع میباشد:1- اجازه ندادن به هیچ صفحه ای از فایل های روزمره و فعالیت ها که در دفاتر ثبت میشود سفید بماند و استفاده از جای خالی بیش از حد بر روی یک صفحه.
2- ممنوع است از هر نوع جوهر، رنگ یا ماده شیمیایی برای پوشش دهی و حذف اطلاعات موجود در دفاتر استفاده کرد.
3- نوشتن یا خط کشیدن بر روی اطلاعات ثبت شده در دفاتر، نوشتن بین خطوط دفتر و در حاشیه صفحه آن ممنوع است.
4- حذف و پاک کردن اطلاعات موجود در سیستم های قانونی غیرمجاز است.

موارد رد دفاتر قانونی

تجار و شرکت‌های تجاری که قصد تنظیم و استفاده از مزایای داشتن دفاتر قانونی را دارند، باید به چند نکته توجه کنند تا در ثبت نام اظهارنامه مالیاتی موفق باشند.
عدم رعایت این نکات باعث رد دفاتر قانونی توسط سازمان امور مالیاتی می‌شود.
کیفیت بدهی و محصولات، عدم وجود اطلاعات کامل و دقیق، عدم حفظ اسناد مالی و عدم رعایت مقررات قانونی از جمله مواردی هستند که می‌توانند منجر به رد دفاتر قانونی شوند.

دفاتر قانونی که از طریق سایت ثبت درخواست پلمپ دفاتر تهیه و پلمپ می‌شوند، می‌توانند از حالت پلمپ خارج شده و یا یک یا چند برگ از برگ‌های دفتر کم شوند.

نادرست استفاده از دفتر مالی برای ثبت عملیات مالی یا وارد کردن اطلاعات غیر صحیح قابل قبول نمی باشد.

تاجر هنگامی که یک معامله تجاری را انجام می‌دهد، باید اطلاعات آن را در دفتر ثبت کند.
این ثبت باید در تاریخی قبل از تاریخ واقعی معامله انجام شود.

ثبت اطلاعات در حاشیه دفتر و مابین سطور، اهمیت بسیاری دارد.
با استفاده از تگ strong و em، می‌توان این اطلاعات را به طور کامل و قاطعانه بیان کرد.
توجه به این نکته مهم است که این اطلاعات در یک محیط مرتب و سازماندهی شده قرار گیرند.

تراشیدن و پاک کردن اطلاعات، پوشاندن آنها با رنگ و جوهر و محو کردن دفترچه با استفاده از مواد شیمیایی، همه به منظور سوء استفاده و نقض حریم شخصی افراد است.

با استفاده از تگهای HTML، در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل، سعی در سوء استفاده و ایجاد هرج و مرج با قرار دادن سفیده بیش از اندازه در یک صفحه به عمل آمد.

بستانکار شدن حساب‌های بانکی و نقدی تاجر به وجود آمده است.

تنبیه عدم رعایت زمانبندی وارد کردن اطلاعات در سند‌های تجاری، در تخلف از ضوابط و مقررات آیین‌نامه است.

<p><strong>عدم ارائه دستورالعمل‌های مربوط به عملکرد و برنامه‌های خودرو توسط کسب‌وکارهایی که از سیستم‌های مکانیکی یا الکترونیکی استفاده می‌کنند،</strong></p><p>می‌تواند برای کاربران آن‌ها مشکل‌ساز و دشوار باشد.
</p>

استفاده از دفاتر حساب‌هایی که در سال‌های گذشته استفاده نشده‌اند، بدون اطلاع به اداره مالیات مربوطه، عملی غیرقانونی است و ممکن است منجر به عواقب بسیار جدی شود.
در صورتی که این کار را انجام دهید، ممکن است مورد تحقیقات مالیاتی قرار گیرید و پس از تشخیص تخلفات مالیاتی، مجازات‌های قانونی و جریمه‌های جدی نیز برای شما در پی داشته باشد.
بنابراین، بهتر است همواره به مقررات و قوانین مورد نظر اداره مالیات پایبند باشید و در صورت داشتن هرگونه سوال یا ابهامی، با مسئولین مالیاتی مربوطه مشورت کنید.
مهم: همیشه در امور مالی، اطلاعات شفاف و دقیق را رعایت کنید و از هرگونه تلاش برای ارائه اظهارنامه مالی غیردرست یا کاهش ناقص واقعیت پرهیز کنید.
احترام به قوانین مالیاتی کلید موفقیت در امور مالی شماست.
توجه: این متن صرفاً جهت اطلاع رسانی است و شما با تخلف از آن هیچ‌گونه مسئولیتی را بر دوش نمی‌کشید.

عدم ارائه یک یا چند دفتر از دفاتر قانونی تاجر به اداره مالیات، حتی اگر دفتری ارائه نشده باشد، آن را به عنوان یکی از دفاتر تاجر استفاده نشده تلقی می‌کنند.

تا زمانی که موسسین، از طریق مراجعه به اداره ثبت شرکت یا سامانه ثبت شرکت ها و طی کردن روال قانونی، اقدام به ثبت شرکت نکرده باشند، نمی توانند به صورت قانونی فعالیت تجاری شرکت را شروع نمایند.
برای دریافت اطلاعات بیشتر در این رابطه، مطالعه مقاله زیر توصیه می شود.

"یکی از موارد مهمی که درباره دفاتر قانونی پرسیده می‌شود، راهکار ثبت نام این دفاتر است.
به این سؤال پاسخ می‌دهیم که نحوه ثبت نام دفاتر قانونی به چه صورتی است.
می‌توانیم بگوییم که روند ثبت نام دفاتر قانونی، همان روند ثبت درخواست پلمپ دفاتر در سایت جامع ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود.
"

بنابراین، روند ثبت نام در دفاتر قانونی به صورت زیر است.
افرادی که تمایل دارند دفاتر قانونی خود را ثبت کنند، باید به وبسایت جامع ثبت شرکت ها به آدرس irsherkat.
ssaa.
ir مراجعه کنند.
سپس با استفاده از گزینه "پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی"، اطلاعات شخصی خود و اطلاعات مربوط به دفتر قانونی را در سایت وارد کنند.
استفاده از تگ های html مانند و در متن مجاز است.