ثبت شعبه و نمایندگی شرکت

یکی از روش‌هایی که شرکت‌های حقوقی می‌توانند از آن استفاده کنند تا فعالیت تجاری خود را آغاز کنند، ثبت شرکت تجاری است.
برای ثبت شرکت تجاری، نماینده شرکت باید به سامانه جامع ثبت شرکت‌ها مراجعه کرده و مدارک مورد نیاز شامل مدارک هویتی و اطلاعات مدیرعامل، اظهارنامه و سایر موارد را بارگذاری نماید.

پس از انجام مراحل ثبت، شرکت به صورت رسمی قانونی تأسیس می‌شود و قادر است به فعالیت خود بپردازد.
بسیاری از افراد حقوقی و شرکت‌ها درنظر دارند کسب و کار و خدمات خود را به سایر نقاط کشور و جهان گسترش دهند.
به همین دلیل، نیاز به ثبت شعبه و نمایندگی شرکت خود را حس می‌کنند که این موضوع شرایط، نحوه و مراحل، و مدارک خاص خود را دربرمی‌گیرد.

می‌خواهیم در این نوشتار، در مورد مفهوم شعبه و نمایندگی شرکت صحبت کنیم و شرایط ثبت شعبه و نمایندگی شرکت را توضیح دهیم.
همچنین، مراحل و مدارک لازم برای انجام این فرآیند را بررسی می‌کنیم.
اگر سؤالی درباره این موضوع دارید، با ما همراه باشید.

مفهوم شعبه و نمایندگی شرکت چیست

پیش از پاسخ دادن به این سؤال که شرایط، مدارک، نحوه و مراحل ثبت یک شعبه یا نمایندگی شرکت چیست، ابتدا باید به مفهوم هر کدام از این دو مورد اشاره کنیم.
برای تعریف مفهوم "شعبه" و "نمایندگی" باید به آیین‌نامه اجرایی قانون اجازه ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت‌های خارجی مراجعه کرد.
ماده ۲ و ۴ این قانون به ترتیب تعریف "شعبه" و "نمایندگی" را مشخص می‌کنند.

براساس ترکیبی از عناصر فوق، واحد شعبه، به عنوان یک سازمان تابعه از شرکت اصلی شناخته می‌شود و به طور مستقیم مستقل نیست.
هدف اصلی شعبه، ارائه و توسعه خدمات شرکت در نقاط مختلف کشور و جهان است.
بر اساس قوانین و مقررات شرکت اصلی، مسئولیت‌ها و حقوق اعضای واحد شعبه تعیین می‌شود.
از طرفی، نمایندگی به عنوان یک واحد مستقل عمل می‌کند و مسئولیت کامل در امور خود را برعهده دارد.
پس از امضای قرارداد همکاری با شرکت اصلی، فعالیت‌های خود را آغاز می‌کند و به عنوان واسطه‌ای، به دست آوردن درآمد را هدف قرار می‌دهد.

از آنجایی که ثبت شعبه و نمایندگی شرکت، شرایط، مدارک، مراحل و نحوه‌ی خاص خود را داراست، در این قسمت قصد داریم شرایط ثبت شعبه شرکت را تشریح کنیم.

شرایط ثبت شعبه و نمایندگی شرکت

در بخش قبل، توضیح دادیم که تعبیر "شعبه و نمایندگی" در یک شرکت تجاری، بر اساس آیین‌نامه اجرایی قانون اجازه ثبت شعبه یا نمایندگی شرکت‌های خارجی، چه معنا و مفهومی دارد.
همچنین بیان کردیم که شعبه و نمایندگی دو مفهوم متفاوت از هم هستند.
در نتیجه، در این بخش، قصد داریم به طور جداگانه درباره شرایط ثبت شعبه و نمایندگی شرکت به چه صورتی صحبت کنیم و تشریح کنیم که این شرایط شامل عناصر زیر می‌شود.

در صورت تمایل یک شرکت به ایجاد شعبه جدید، شرایط مورد نیاز برای ثبت آن عبارتند از:

تشکیل شخصیت حقوقی یک شعبه جدید برای شرکت مادر را نیازمند است.
به این معنی که شرکت مادر باید قبلاً به صورت قانونی تاسیس شده و ثبت شده باشد.

جهت اخذ رضایت شرکای ما، برگزاری جلسه مجمع عمومی فوق العاده یا هیئت مدیره (اگر شعبه تاسیس گردیده باشد) الزامی است.

اگر یک فرد یا شرکت قصد داشته باشد نمایندگی یک شرکت را ثبت کند، به شرایط زیر نیاز خواهد داشت:۱.
شناسنامه و مدارک شخصیت قانونی (برای شخص حقوقی).
۲.
اساسنامه یا وثیقه احداث شرکت به همراه تصویری هماهنگ شده از آن.
۳.
انتخاب نام و عنوان شرکت که رعایت قوانین و مقررات مربوطه را در بر داشته باشد.
۴.
ادراج اطلاعات اعضا شرکت، شامل نام و نشانی اعضا و سهامداران.
۵.
تعیین محل شرکت و ارائه آدرس دقیق مربوط به آن.
۶.
اخذ مجوز‌های مربوطه برای شرکت در صورت لزوم.
۷.
تاییدیه مالیاتی افراد حقیقی و شهریه‌های مربوط به شرکت.
۸.
پرداخت هزینه‌های مربوطه برای ثبت نمایندگی شرکت.
با توجه به لیست فوق، شخص یا شرکتی که قصد ثبت نمایندگی یک شرکت را دارد، باید مراحل ثبت و ارائه مدارک مربوطه را طی نماید.

شرکت اصلی در صورت تمایل به اختصاص نمایندگی، می‌تواند قرارداد همکاری را منعقد نماید.
معمولاً این قرارداد همکاری با شرایط و مقررات مشخصی امضا می‌شود.

"ثبت و فعالیت یک شرکت اصلی که متقاضی نمایندگی باشد، باید قانونا مجاز باشد و قصد داشته باشد تا در حیطه خدمات و محصولات خود فعالیت کند.
"

متقاضی باید همه ی شرایط و مدارک مورد نیاز شرکت اصلی را برای گرفتننمایندگی، رعایت کند.

پس از توضیحاتی درباره ضوابط ثبت شعبه و نمایندگی شرکت، در ادامه به اسناد مورد نیاز برای ثبت شعبه و نمایندگی شرکت خواهیم پرداخت.

مدارک لازم برای ثبت شعبه و نمایندگی شرکت

در بخش‌های قبلی بیان کرده بودیم که چه شرایطی برای ثبت شعبه و نمایندگی شرکت وجود دارد و شرکت‌هایی که تمایل دارند شعبه جدیدی را ثبت کنند یا نمایندگی به شخص حقیقی یا حقوقی دیگری اختصاص دهند، باید چه مدارکی را داشته باشند.
به طور مشابه با پرداخت حق تمبر ثبت شرکت که نیازمند داشتن مدارک خاص است، ثبت شعبه و نمایندگی شرکت هم نیازمند این موضوع است.
از اینرو، در این بخش قصد داریم درباره مدارک مورد نیاز برای ثبت شعبه و نمایندگی شرکت بحث کنیم.

مشخصات برای ثبت شعبه شامل مدارک زیر است:۱.
کپی سند شناسایی:شامل کپی کارت ملی یا شناسنامه صاحب شعبه می‌باشد.
۲.
فرم درخواست ثبت شعبه:فرم درخواست کامل و به درستی تکمیل شده برای ثبت شعبه مورد نظر.
۳.
قرارداد یا مجوز بهره برداری:صادر شده توسط مراجع مربوطه که تایید کننده فعالیت شعبه است.
۴.
مدارک مالکیت شعبه:اگر شعبه در اختیار شخص دیگری است، مدارک مالکیت از جمله سند مالکیت یا قرارداد رایگان بهره برداری لازم است.
۵.
جواز کسب در خصوص فعالیت اقتصادی:در صورت لزوم، برای انجام فعالیت اقتصادی در شعبه، باید جواز کسب مناسب اخذ شود.
درج مدارک مذکور لازم است تا شعبه به درستی ثبت شود.

تصویر جلسه مجمع عمومی، با امضای حاضران و شرکا، و همچنین توافق آنها برای ایجاد یک شعبه جدید، به صورت رسمی اعلام شد.

اصل آگهی مربوط به یک روزنامه پرتیراژ است که در آن دعوت به حضور در مجمع عمومی صورت گرفته است.

لیست تمامی افراد و شرکایی که در جلسه مجمع عمومی شرکت کرده‌اند:

• نام اول
• نام دوم
• نام سوم
• نام چهارم

برای راه‌اندازی یک شعبه جدید و فعال شدن آن، شرکت اصلی باید مجوز مورد نیاز را دریافت نماید.

به منظور ثبت شعبه جدیدی در ایران، شرکت خارجی می‌بایست با مطالعه اساسنامه و بررسی آگهی آخرین تغییرات شرکت، اقدامات لازم را انجام دهد.
این اقدامات می‌تواند شامل دریافت مجوزهای لازم و انجام فرآیندهای قانونی باشد.
در این روند، توصیه می‌شود از تکنولوژی استفاده شود تا اطلاعات درست و قابل اطمینان در اختیار شرکت قرار گیرد.

به منظور ثبت شعبه جدید، تقدیم کردن گزارش مالی تایید شده از سوی وزارتخانه مربوطه برای شرکت‌های خارجی مورد نظر الزامی است.

گزارشی حاوی اطلاعاتی مربوط به شعبه جدید، شامل تعداد نیروی انسانی شعبه، منابع مالی شعبه، محل تاسیس شعبه، نوع خدمات و فعالیت‌های آن، وظیفه‌های مورد نیاز است.
این گزارش نیز به‌عنوان راهنمایی برای شرکت‌های خارجی است که قصد تأسیس شعبه در ایران را داشته باشند.

مدارک مورد نیاز برای ثبت نمایندگی شرکت شامل موارد زیر می‌شود:•اصل مجوز تاسیس شرکت•ثبت نام شرکت در اداره ثبت اسناد و املاک•تمامی اسناد هویتی نماینده شرکت (مانند کپی شناسنامه و کارت ملی)•اصل و کپی از تصمیمات مجمع عمومی شرکت•اصل و تصویر برچسب محصولات شرکت•اصل نمونه قراردادهای انجام شده توسط شرکتبرای ثبت نمایندگی شرکت حتما باید این مدارک را به همراه داشته باشید.

وجود یک قرارداد جاری بین فرد حقیقی یا حقوقی درخواست‌کننده نمایندگی و شرکت اهداکننده نمایندگی را نشان می‌دهد.

مدارک هویتی فرد حقیقی ونماینده فرد حقوقی متقاضی نمایندگی را لازم است تهیه نمایند.
مدارک هویتی ضروری شامل:

• برای فرد حقیقی: - کارت ملی - شناسنامه - مدرک تحصیلی
• برای نماینده فرد حقوقی: - کارت ملی نماینده - کارت ملی متقاضی - مجوز از شخص حقوقی

تمامی مدارک را به صورت کامل و معتبر ارائه نمایید تا درخواست نمایندگی شما رسیدگی شود.

ایجاد یک نمایندگی همراه با پر کردن فرم و تعیین نام، ارائه فیش واریزی به میزان مقدار تعیین شده برای نمایندگی برگزار می‌شود.

داشتن نسخه‌ای مشابه اساسنامه یک شرکت اهمیت بسیاری در اختصاص دادن نمایندگی دارد.

ارائه یک گزارش مالی و گزارش فعالیت تایید شده، از سازمان ارائه دهنده عضویت بگیرید.

پس از صحبت در خصوص اقدامات لازم برای ثبت شعبه و نمایندگی شرکت‌های داخلی و خارجی، در اینجا، به توضیح درباره روش و مراحل ثبت شعبه و نمایندگی شرکت‌های داخلی می‌پردازیم.

نحوه ثبت شعبه و نمایندگی شرکت

در مراحل پیشین ما درباره مدارک و شرایط لازم برای ثبت شعبه و نمایندگی شرکت صحبت کردیم و توضیح دادیم که چه معنایی دارند.
حالا می‌خواهیم در این قسمت، راجع به روند و مراحل ثبت شعبه و نمایندگی شرکت صحبت کنیم.
قصد داریم شما را با نحوه انجام این فرآیند‌ها آشنا کنیم استفاده از تگ‌های html برای تاکید بیشتر بر روی برخی از کلمات استفاده می‌شود.

در ابتدا، شما باید آدرس سامانه جامعِ ثبت شرکت‌ها به این صورت `irsherkat.
ssaa.
ir` را در مرورگر خود جست و جو کنید.
سپس پس از ورود به سامانه، گزینهٔ "صورت جلسه تغییرات" را انتخاب کنید.

پس از این مرحله، برای ادامه، باید یکی از دو گزینه با استفاده از شناسه ملی یا بدون آن را انتخاب کنید.
در بخش درخواست، روش درخواست خود را انتخاب کنید.
سپس، اطلاعات مورد نیاز را وارد کنید.
به عنوان مثال، شماره شناسه ملی شرکت، نام استان و واحد ثبتی شرکت.
پس از وارد کردن تصویر کد امنیتی، به مرحله بعدی بروید.

در این قسمت می‌توانید با وارد کردن اطلاعات شعبه جدید، مرحله بعدی را آغاز کنید.

در این بخش، نیاز است که نام اشخاص حاضر در جلسه، سِمت آنها در جلسه و نقش آنها در شخصیت حقوقی، با استفاده از برچسب‌های HTML مانند `` و ``، وارد شود.

در قسمت قبلی اشاره نموده بودیم که باید نوع ارتباط افراد را با شخص حقوقی مشخص کنید.
این بخش نیز به همین منظور است که شما باید نوع ارتباط افراد را با شخص حقوقی مشخص نمایید.
برای این کار، میتوانید از تگهای HTML مانند و استفاده کنید.
توجه داشته باشید که تکرار سوال در نتیجه نهایی لازم نیست.

در این بخش، شما باید متن صورت جلسه خود را در قالبی منسجم وارد کنید و سپس گزینه "ثبت نهایی" را انتخاب نمایید.
با انجام این کار، به شما یک کد رهگیری اختصاص داده می‌شود.

برای ثبت شرکت حقوقی، نماینده باید ابتدا مراحل مورد نیاز را طی کرده و سپس منتظر دریافت پیامک از اداره ثبت شرکت ها باشد.
همچنین، می تواند از طریق سامانه آنلاین، درخواست خود را پیگیری کند.
ضمناً، ارزشمند است بدانید که فرآیند ثبت شعبه شرکت های خارجی نیز نیازمند حضور شخص در اداره ثبت شرکت ها می باشد.

شخصی که قصد ثبت نمایندگی را دارد، چه درباره نمایندگی شرکت‌های ایرانی و چه خارجی، باید با داشتن تمام مدارک مورد نیاز برای این امر، از جمله قرارداد همکاری بین او و شرکت مربوطه، مدارک هویتی، کپی اصلی اساسنامه شرکت و سایر مدارک، به دفتر ثبت شرکت‌ها و مالکیت فکری و صنعتی مراجعه نماید.