بر اساس تفکر حقوقی، "سند" به معنای نوشتاری است که قابلیت استناد در مجموعه دعوا یا دفاع را دارد. بر اساس قانون مدنی، اسناد به دو گروه رسمی و غیررسمی تقسیم می‌شوند. اسناد رسمی به دلیل پیروی از تشریفات خاص، در دادگاه و به عنوان دلیل اثبات قوی مطرح می‌شوند. علاوه بر این، از این اسناد به عنوان دلیل اثبات در دعاوی استفاده می‌شود.

گاهی اوقات، صاحبان سند رسمی و سازمان‌ها، همراهی سند رسمی برای جلوگیری از گم شدن یا سرقت آن را در شرایط مورد نیاز ارائه می‌دهند، به عنوان مثال با پیوست سند به دادخواست، کپی یا رونوشت آن را ارائه می‌کنند. اینجا پیش می‌آید که بپرسیم آیا کپی سند رسمی معادل اصل آن است؟

با توجه به اهمیت بحث اعتبار کپی سند رسمی، در اینجا مطلبی را بررسی خواهیم کرد. قصد داریم در ابتدا، مفهوم و معنای اعتبار کپی سند رسمی را بررسی کنیم و سپس شرایط و ضوابط مربوط به اعتبار سند رسمی را توضیح دهیم. در نهایت، به سوال مهم اینکه آیا کپی سند رسمی به اندازه‌ی اصل خود قابل قبول است یا خیر، پاسخ می‌دهیم. در صورتی که نیاز به اطلاعات بیشتری درباره‌ی اعتبار کپی سند رسمی دارید، با ما همراه باشید.

اعتبار کپی سند رسمی

با توجه به تعریفی که در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی ذکر شده است، سند رسمی به این معناست که: "اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی یا نزد دیگر مأموران رسمی، با رعایت قوانین و مقررات مربوطه تهیه شده‌اند، به عنوان سند رسمی شناخته می‌شوند." با این توصیف، هر سندی ممکن است رسمی نباشد و فقط اسنادی که طبق این شرایط تنظیم شده‌اند، به عنوان سند رسمی تلقی می‌شوند.

بر طبق ماده 74 قانون ثبت اسناد و املاک، "سوادی که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده است، به عنوان اصل سند در نظر گرفته خواهد شد، به استثنای مواردی که عدم مطابقت سواد با ثبت دفتر اثبات شود." از این رو، یک نسخه یا کپی رسمی از سند که مطابقت آن با ثبت دفتر تایید شده باشد، به عنوان اصل آن سند در نظر گرفته خواهد شد. در اصطلاحات حقوقی، به این نوع رونوشت، کپی برابر با اصل مشهور است.

با توجه به قانون مربوطه، اعتبار یک رونوشت سند رسمی یا یک کپی معادل اصل سند رسمی، تایید شده و فردی که قصد استفاده از چنین سندی را دارد، نیازی به ارائه اصل آن سند ندارد. با این حال، در برخی موارد استثنا وجود دارد، مانند زمانی که افراد در دادگاه ادعاهایی مطرح می‌کنند، در جلسه اول باید اصل سند را ارائه کنند و ارائه کپی آن برای دادگاه قابل قبول نیست.

شرایط اعتبار کپی سند رسمی

طبق توضیحاتی که در قسمت قبل ارائه شد، اعتبار یک نسخه از یک سند رسمی توسط قانونگذار تأیید شده است، اما پیش از آن باید با تصدیق یا گواهی شدن به روش سند رسمی شناخته شده باشد. بنابراین نمی‌توان هر شخصی توسط کپی یا نسخه‌برداری از سند رسمی، نسخه‌ای معتبر از آن تهیه کند و نسخه‌برداری ارائه شده در واقع به عنوان اصل سند تلقی نمی‌شود. در نتیجه، اگر مورد ادعای تقلب در سند توسط طرف مقابل قرار گرفت، باید نسخه اصلی آن به دادگاه تقدیم شود. به سوال "آیا کپی معتبر معادل اصل است؟" باید گفت که شرط اعتبار کپی سند رسمی، تطابق آن با سند ثبت شده و گواهی شده است.

بر اساس ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی، هرکسی مجاز به گواهی کردن یک کپی برابر با اصل سند نیست و این اختیار فقط به دفتر دادگاهی که دادخواست به آن ارائه شده است، یا دفتر یکی از دادگاه‌های دیگر، یا یکی از ادارات ثبت اسناد، یا دفتر اسناد رسمی و در صورتی که هیچ‌کدام از موارد فوق وجود نداشته باشند، توسط بخشدار محل یا یکی از ادارات دولتی، می‌باشد. برای کپی یا تصویر سند در خارج از کشور، باید در دفتر یکی از سفارتخانه‌ها و یا کنسولگری‌های ایران، مطابقت آن با اصل گواهی شود.

آیا کپی برابر اصل معتبر است؟

در پاسخ به سؤال اینکه آیا کپی برابر اصل معتبر است؟ باید گفت که پس از برابرسازی اسناد در دفترخانه و پرداخت هزینه کپی برابر اصل، استناداً به ماده ۵۷ قانون آیین دادرسی مدنی، رونوشت یا تصویری از اصل سند (کپی) معتبر است. همچنین، طبق ماده ۷۴ قانون ثبت، کپی برابر اصل سند رسمی تا آن زمان که عدم تطابق آن با سند رسمی مورد اظهار نباشد، اعتبار دارد.

به عنوان یک نمونه، در صورتی که ادعای تقلبی ارائه شود، بایستی خود سند رسمی به اثبات برسد. افرادی که مجاز به تایید سند رسمی هستند، عبارتند از:

دفتر دادگاهی که به آن دادخواست ارائه می‌شود ممکن است یکی از دفترهای دادگاه دیگر نیز باشد.

یکی از شعب‌های سازمان امورثبتی یا مراکز ثبت ‌ا سناد رسمی