با توجه به قانون، زمانی که فرد درخواست خود را ثبت می‌کند، ملزم است نسخه‌ای از سند یا اسنادی که در درخواست خود به آن‌ها استناد می‌کند را به عنوان ضمیمه درخواست به دادگاه ارسال کند. در حال حاضر، تصویر این اسناد توسط دفاتر خدمات قضایی اسکن می‌شود. به علاوه، متهم نیز ملزم است در جلسه دادرسی اسنادی را که برای حمایت از دفاع خود مهم می‌داند، ارائه دهد.

یکی از وظایف مهم درباره استناد به سند، برای استفاده به عنوان دلیل، عرضه اصل سند به دادگاه در مهلت قانونی است. این مسئله اهمیت زیادی دارد زیرا در صورتی که اصل سند در زمان مقرر به دادگاه ارائه نشود، خواهان ممکن است با خطر ابطال دادخواست و خوانده نیز با خطر رای محکومیت مواجه شود.

با توجه به اهمیت این مسئله، در این مقاله به تبیین وضعیت ارائه اصل سند به دادگاه و مهلت آن می‌پردازیم. علاوه بر این، تضمین عدم اجرای این وظیفه را مورد بررسی قرار می‌دهیم و درباره مهلت‌های تعیین شده برای ارائه اصل سند و تصمیم دادگاه در صورت عدم حضور اصل سند نزد خوانده صحبت می‌کنیم. به پایان مقاله نیز به پاسخ این سؤال می‌پردازیم که آیا کپی اسناد در دادگاه قابل استناد است یا خیر.

تکلیف ارائه اصل سند به دادگاه و مهلت آن

در یک مراجعه حقوقی، طرف درخواست کننده و طرف پاسخگو، بر اساس قانون آیین دادرسی مدنی، مسئولیت‌های متعددی دارند که یکی از این مسئولیت‌ها، "ارائه اصل سند به دادگاه" است. در فرایند ثبت درخواست، تصویر اسناد طرف درخواست کننده اسکن شده و به دادگاه ارسال می‌شود و ایشان ملزم به ارائه اصل این اسناد به دادگاه می‌باشند. همچنین، در صورتی که طرف پاسخگو قصد استناد به "سند رسمی" یا "سند عادی" خاصی را داشته باشد، باید اصل سند خود را در جلسه دادرسی حضوری به نمایش بگذارد.

نکته‌ای که باید درباره این تکلیف بدانید، این است که برای ارائه اصل سند به دادگاه رعایت مهلت ضروری است. در غیر اینصورت، استناد به سند با ضمانت عدم اجرای تکلیف مواجه خواهد شد. بنابراین، سؤال این است که مهلت ارائه اصل سند به دادگاه تا چه زمانی است؟

با وجود اینکه طبق قانون آیین دادرسی مدنی، زمان ارائه اصل سند به دادگاه تا پایان جلسه اول دادرسی است، اما برای پاسخ دقیق به این سؤال، باید بین دو فرض تفکیک کرد. برای اثبات اعتبار یک سند، دو دفاع قابل استناد وجود دارد: اظهار انکار و تردید و ادعای جعل.

اگر سندی که به آن ارجاع داده شده است، سند عادی باشد و طرف مقابل تردید و انکار درباره آن را اعلام کند، طبق ماده ۹۶ قانون مدنی، فردی که به آن سند ارجاع داده، موظف است تا پایان جلسه دادرسی اول، اصل سند را به دادگاه ارائه کند. در غیر این صورت، با مواجهه با ضمانت عدم اجرای تعهدات قرار خواهد گرفت.

در مواردی که درباره‌ی یک سند رسمی یا قرارداد تردید و ادعای جعل مطرح می‌شود، طبق ماده ۲۲۰ قانون آیین دادرسی مدنی، طرفی که به آن سند استناد کرده است، مهلت ۱۰ روز از تاریخ تبلیغ ادعای جعل دارد تا به دادگاه برود و اصل سند را به آن تقدیم کند.

ضمانت اجرای عدم ارائه اصل سند به دادگاه

«تعهد ارائه اصل سند به دادگاه»، یک وظیفه است که بر عهده هر دو طرف شاکی و متهم قرار دارد. این وظیفه مشمول یک مهلت زمانی است و بدین ترتیب، هیچ یک از غرضوران حق ندارند به هر زمانی که خواستند برای انجام این تعهد اقدام کنند. در غیر این صورت، آنها ممکن است مورد ضمانت اجرای مقررات قانونی قرار گیرند. به دلیل اهمیت این ضمانت های قانونی، در ادامه، ما به توضیح «ضمانت عدم اجرای تعهد ارائه اصل سند به دادگاه» می پردازیم.

ضمانت عدم اجرای تکلیف قانونی برای خواهان به این معنی است که اگر در تردید و انکار قرار داشته باشد یا ادعای جعلی در مورد سند مطرح کند، دادگاه باید اصل سند را از او دریافت کند. اگر اصل سند ارائه نشود، آن سند به عنوان دلیلی برای حمایت از دعوای خواهان اعتبار نخواهد داشت و اگر دادخواست هیچ دلیل مستندی به غیر از این موضوع نداشته باشد، دادگاه می تواند دادخواست را بطور کلی برگرداند.

به شرطی که سند اصلی به دادگاه ارائه نشود، خوانده می‌تواند ضمانت اجرا را برای خود اعمال کند و از ردیف دلایل استنادی خود نیز استناد کند. در صورتی که خوانده دیگر دلیل موجهی برای دفاع یا رد ادعای خوانده نداشته باشد، رای شامل محکومیت وی صادر می‌شود.

مهلت دادن برای ارائه اصل سند

با وجود اینکه در قانون آیین دادرسی مدنی مهلت ارائه اصل سند به دادگاه تعیین شده است و ضمانت عدم اجرای این تکلیف نیز تعیین شده است، اما به دلیل مواردی مانند مسافرت صاحب سند به خارج از کشور یا بردن سند به خارج، ممکن است طرف استناد کننده به سند، دسترسی به آن نداشته باشد. به همین دلیل قانون گذار، درباره ارائه اصل سند، مهلت اضافه دادن نیز پیش بینی کرده است که در زیر توضیح داده شده است.

با توجه به بند ۹۶ قانون آیین دادرسی مدنی، اگر خوانده به دلیل محدودیت زمانی و فاصله کوتاه بین تاریخ ارسال درخواست و زمان جلسه دادرسی، قادر به ارائه اصل سند عادی یا رسمی در این جلسه نباشد، مجاز است تا از طریق دادگاه، درخواست تعیین مهلت کند.

همچنین، طبق ماده ۹۷ قانون مذکور، اگر خوانده در جلسه‌ی اول دادرسی، دلایل خود را با استناد به سند اصلی ارائه دهد، به طور صرفه‌جویی می‌تواند خود را در برابر این دلایل مدعی کند و از دادگاه درخواست مهلت برای ارائه اصول سند درخواست کند.

به طور اضافی به موارد فوق، طبق تبصره ماده ۲۲۰ قانون آیین دادرسی مدنی، وکیل یا نماینده حقوقی خواهان یا خوانده نیز می‌تواند در صورتی که دسترسی به اصل اسناد را نداشته باشد، درخواست دریافت مهلت به منظور ارائه اصل سند به دادگاه را داشته باشد، تا به وسیله ضمانت عدم اجرای تکلیف، موکل خود را از مواجهه با اجرای تکلیف محافظت کند.

وجود اصل سند نزد خوانده

تنصیصی که مورد ارجاع قرار می‌گیرد، همواره نشان از حضور در اختیار فرد مورد نظر ندارد و ممکن است توسط یک شخص ثالث در اختیار باشد. علاوه بر این، ممکن است سند مورد ارجاع توسط طرف مقابل، به عبارت دیگر خوانده، نیز در دسترس باشد. در این حالت، سوالی مطرح می‌شود که اگر سند در دست خوانده باشد، چگونه وظیفه ارائه اصل سند به دادگاه و زمان انجام این وظیفه و همچنین تضمین عدم اجرای آن، مشخص می‌شود؟

ماده ۲۰۹ قانون آیین دادرسی مدنی، به سؤالی که مطرح شده است، پاسخ داده است. طبق این ماده، اگر یک سند مشخص که به‌عنوان دلیل ادعا یا اظهار یکی از طرفین است، در اختیار طرف دیگر باشد، درخواست ابراز آن سند برای طرف مقابل قابل اجراست. اگر طرف مقابل وجود سند را تأیید کرده ولی از ابراز آن صرف نظر کند، دادگاه می‌تواند آن را به‌عنوان دلائل قوی در نظر بگیرد.

بنابراین، در صورتی که شخص مدعی وجود «اصل سند» نزد خوانده شده باشد و این ادعا نیز توسط خوانده پذیرفته شود، او موظف است «اصل سند» را به دادگاه ارائه دهد. در صورت عدم ارائه، دادگاه می‌تواند امتناع خوانده را در نظر بگیرد و از مجموعه‌ای از شواهد و قرائن برای ثابت کردن ادعای مدعی استفاده کند.

آیا کپی در دادگاه قابل استناد است

همان‌طوری که در اجزای قبلی بیان شد، هر فردی که درخواست کننده یا دریافت کننده است، باید در مهلت قانونی خود را به ارائه سند اصلی در دادگاه بپردازد تا بتواند به عنوان شخصی که مستحق تضمین عدم اجرای وظیفه است، معرفی شود.

در گاهی اوقات، فردی که به یک سند استناد می‌کند تنها یک کپی از آن را در اختیار دارد و به دلایلی به اصل سند دسترسی ندارد. این موضوع می‌تواند باعث پیش بیاید که پرسشی پیش بیاید: آیا این کپی قابل قبول و معتبر در دادگاه استناد است؟ در چنین شرایطی، ما در ادامه به این سوال پاسخ می‌دهیم.

اگر یک سند رسمی یا عادی که کپی آن با اصل یکسان نیست به دادگاه تقدیم شود، اعتبار کپی سند رسمی یا عادی قابل استناد نیست و طرف موضوع قطعا باید در جهت ارائه اصل سند به دادگاه اقدام کند تا در مواجهه با ضمانت قانونی قرار نگیرد.