22 ترفند اکسل که حرفه ای ها باید بلد باشند!

نرم افزارهای مجموعه آفیس بسیار گسترده هستند و تقریباً تمام ابزارهای مورد نیاز یک میز کار اداری را در اختیار شما قرار می‌دهند.
یکی از این نرم افزارها، اکسل است.
با استفاده از آموزش اکسل و یادگیری ترفندهای اکسل می‌توانید به خوبی از این نرم افزار استفاده نمایید.

تمام کاربران اکسل این حقیقت را می‌دانند که همه چیز را نمی‌دانند! درحالی که وجود عدیده راهکارها برای کار با اعداد و نمایش آمارها در قالبی زیبا در اکسل غیر قابل انکار است.
اگر شما مهارت‌هایی را در زمینه ترفندهای اکسل داشته باشید (که در کتاب‌های زیادی وجود دارند)، به نحوی مهارت عمومی در کار با این نرم افزار را دارا می‌باشید، امّا ترفندهای حرفه‌ای و نکات کلیدی اکسل چیزی است که به راحتی قابل یافتن نیست و فقط با تسلط بر آن‌ها قابل مسلط شدن است! افرادی که قصد دارند به طور حرفه‌ای با این نرم افزار کار کنند، باید در برنامه آموزش اکسل خود یادگیری ترفندهای حرفه‌ای آن را نیز در نظر بگیرند.
در اینجا، قصد داریم ترفندهای حرفه‌ای اکسل را برای شما آموزش دهیم.
با استفاده از موارد زیر، شما به یک استاد اکسل تبدیل نمی‌شوید، اما روش‌هایی را که عمومی‌ها نمی‌دانند، شما خواهید آموخت!

واژه‌های مفید توضیحات را ادامه می‌دهید:

انتخابات

فرایندی است که در آن شهروندان یک کشور برای انتخاب نمایندگان خود به قدرت و مسئولیت‌های سیاسی رای می‌دهند.

دموکراسی

نوعی سیستم سیاسی است که قدرت را به مردم می‌دهد و از طریق رأی‌گیری انتخابات را برگزار می‌کند.

انتخابات مهم برای نظام سیاسی هر کشور هستند.
این فرایند به شهروندان قدرت می‌دهد تا تأثیر در تصمیم‌گیری‌های کشوری خود بگذارند.

در حکومت دموکراتیک، انتخابات معمولاً به صورت منظم برگزار می‌شوند و شهروندان می‌توانند با رای‌دهی خود در فرایند تصمیم‌سازی سیاسی شرکت کنند.

تأثیرانتخاباتبر جامعه:

رای افراد در انتخابات تأثیر بسیار زیادی بر جامعه و کشور دارد.
با انتخاب نمایندگان خود، افراد می‌توانند به دستاوردهای خود در خصوص مسائل مختلف از جمله اقتصادی، اجتماعی و سیاسی، تأثیر گذارند.

ترفندهای کاربردی اکسل برای حرفه‌ای‌ها

ترفند اکسل 1: شکستن خطوط و جا دادن متن‌ها در یک سلول

یکی از نکات مهم در استفاده از اکسل، قرار دادن یک متن بلند در یک سلول است.
اگر در سلولی شروع به تایپ متن بلند کنید، احتمالاً بخشی از متن از حاشیه سلول بیرون می‌رود و بخشی از متن به صورت درست نمایش داده نمی‌شود.
شما می‌توانید با استفاده از علامت‌های HTML مثل تگ‌های em، تگ‌های strong،

تگ‌های dt

و

تگ‌های li

بخش‌های مختلف متن را به نحوی مشخص تر کنید.
همچنین می‌توانید از ترکیب کلیدهای Alt+Enter برای قرار دادن فضای خالی و ایجاد یک خط جدید در همان سلول استفاده کنید.
به این ترتیب، متن شما به صورت مناسب در سلول نمایش داده خواهد شد.
همچنین می‌توانید گزینه Wrap Text option را در تب Home انتخاب کنید تا تنظیمات خاص خود را بر روی متن اعمال کنید.

ترفند اکسل 2: استفاده از کلید ترکیبی Ctrl+Shift برای انتخاب چند سلول

به جای استفاده از نشانگر ماوس و انتخاب دسته‌ای از سلول‌ها، راه سریع تر دیگری هم هست.
ابتدا اولین سلول از ردیف یا ستونی که قصد انتخاب تمام سلول‌های آن را دارید، را انتخاب کنید.
سپس می‌توانید با استفاده از ترکیب `Ctrl+Shift` به علاوه جهت انتخاب (با استفاده از کلیدهای جهت‌دهی روی صفحه کلید) تمام داده‌های سمت چپ، بالا، پایین و راست سلول را انتخاب کنید.
توجه کنید که با انجام این کار، اکسل به طور خودکار تا آخرین ستون دارای داده (حتی داده‌هایی که نشان داده نمی‌شوند) را انتخاب خواهد کرد.

با استفاده از ستونی، در صورت داشتن 20 داده، با فشردن کلیدهای ترکیبی Ctrl+Shift همراه با جهت پایین کیبورد، تمام داده‌های آن ستون را انتخاب می‌کنید.
حال می‌توانید با فشردن کلیدهای جهت راست یا چپ، داده‌های ردیفی را نیز به صورت کامل انتخاب نمایید.

کد زیر نمونه‌ای از استفاده از برچسب‌های HTML در متن پارسی می‌باشد:

در اکسل، علاوه بر کلید ترکیبی Ctrl+Shift+End، ترکیب دیگری نیز وجود دارد.
با فشار دادن کلید‌های Ctrl, Shift و End، از سلولی که در آن قرار دارید، تا انتهای سمت راست داده‌هایی که وجود دارند، انتخاب خواهد شد.
برای روشن شدن عملکرد دقیق این ترفندهای اکسل، توصیه می‌کنیم آن‌ها را حتما یک بار امتحان کنید.

به عنوان مثال، اگر در سلول A1 قرار دارید و کلید ترکیبی Ctrl+Shift+End را فشار دهید، داده‌هایتان از سمت راست تا آخرین سلول دارای داده، انتخاب خواهد شد.

undefined

ترفند اکسل 3: استفاده از AutoFill

گاهی اوقات، اکسل با هوش خود، شگفت زده‌تان می‌کند.
با استفاده از توانایی خود، اکسل می‌تواند داده‌های ترتیبی و تکراری را به شما پیشنهاد دهد.
برای مثال، برای تایپ تاریخ‌های روزها مانند 1/1/20، 1/2/20، 1/3/20، اکسل پس از وارد کردن چند داده، قادر است داده‌های بعدی را پیش‌بینی کند و به صورت خودکار برای شما تایپ کند.
برای این کار، تنها کافیست سلول‌های تایپ شده را انتخاب کرده و بر روی گوشه پایین و سمت راست آخرین سلول (شکلی کوچک در پایین سمت راست) کلیک کنید و آن را تا سلول‌های پایین‌تر، تا همان میزانی که نیاز دارید، بکشید.
در نهایت، داده‌های تکراری در همه‌ی سلول‌های انتخاب شده تایپ خواهند شد.
این کار را هم در ردیف‌ها و هم در ستون‌ها می‌توانید انجام دهید.

در اکسل، شما می‌توانید با استفاده از ترتیب‌های سفارشی، کار خود را سریع‌تر انجام دهید.
لیست‌های خاص خود را با کمترین زمان و تلاش تایپ کنید.
برای این منظور، پس از مراحل قبلی، به جای کشیدن و رها کردن در نهایت، با کلیک راست، گزینه Fill Series را انتخاب کرده و تنظیمات خود را اعمال کنید.

undefined

ترفند اکسل 4: استفاده از Flash Fill

در تصویر بالا، با استفاده از قرار دادن سه سلول در سمت چپ و یک سلول در سمت راست، اکسل با تکنیک Flash Fill خود به ما پیشنهاد داده است که سه بخش از یک نام و نام خانوادگی را در کنار یکدیگر قرار دهیم.
این ابزار هوشمند قادر است با تحلیل داده‌ها، ما را در ترکیب این قسمت‌ها یاری کند.
با استفاده از Flash Fill در اکسل، وظیفه ترکیب این بخش‌ها بسیار آسان‌تر و سریع‌تر خواهد شد.

undefined

ترفند اکسل 5: استفاده از ابزار Text to Columns

تصور کنید در هر سلول اکسل شما تعدادی متن نوشته شده است.

مثلا نوشته شده: کمد/یخچال/میز.

شما می‌خواهید هر سه این کلمات را جدا جدا بنویسید.

برای این‌ کار تکنیک های اکسل مختلفی وجود دارد که یکی از آن‌ها ابزار Text to Columns است.

از تب دیتا می‌توانید ستون مورد نظر خود را انتخاب کنید و با استفاده از گزینه Text to Columns با اعمال محدودیت‌هایی مثل انتخاب چند حرف اول و یا … داده‌های مورد نظر خود را جدا کنید.

ترفند اکسل 6: استفاده از Paste Special برای جا به جایی سطر و ستون

تکنیک "Paste Special" یکی از روش‌های قدرتمند در اکسل است که با استفاده از آن می‌توانید سطرها و ستون‌های مجموعه‌ای از داده‌ها را به آسانی جابه‌جا کنید.
برای استفاده از این تکنیک، کافی است مجموعه داده‌های خود را کپی کرده و سپس با راست کلیک بر روی منوی Paste Special کلیک کنید.
از این روش در اکسل می‌توانید برای بدست آوردن ترانهاده یک ماتریس نیز استفاده کنید.

undefined

ترفند اکسل 7: تایپ یک متن در چند سلول

در سلول‌های مختلف نیاز می شود یک عبارت را تکرارا تایپ کنید ولی دلایل مختلفی وجود دارد که شما را مجبور به این کار می کند.
تکرار تایپ این متن در سلول‌ها می‌تواند از بار چهارم یا پنجم به بعد خسته کننده شود، به خصوص اگر طولانی باشد.
اما برای حل این مسئله، در اکسل یک ترفند آسان وجود دارد.
برای شروع، سلول‌های مورد نظر خود را با نگه داشتن کلید Ctrl و کلیک کردن روی هر سلول، هایلایت کنید.
در نهایت، عبارت مورد نظر خود را در آخرین سلولی که انتخاب شده است، تایپ کنید.
سپس کلید ترکیبی Ctrl+Enter را فشار دهید.
همه سلول‌های هایلایت شده، شامل عبارتی که شما تایپ کرده‌اید خواهند شد.

undefined